Секретарь/Офис-менеджер

ООО "Подводные технологии и ремонт - Центр передового опыта" - оперативный инжиниринговый Центр, основанный в 2021 году в Санкт-Петербурге, оказывающий комплекс услуг в области управления целостностью морской газотранспортной инфраструктуры, приглашает в свою команду Секретаря/Офис-менеджера.

Основные обязанности:

• Административно-хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярии, воды, хозяйственных принадлежностей, организация рабочих мест для новых сотрудников; взаимодействие с БЦ по вопросам хозяйственного содержания офиса (организация ремонтных работ, уборка офисных помещений и пр.);
• Участие в организации корпоративных мероприятий, совещаний (закупка подарков для сотрудников компании и контрагентов, организация бизнес-встреч с контрагентами в офисе, подготовка материалов, оповещение участников, бронирование переговорных и пр.);
• Трэвел-поддержка сотрудников компании (обработка заявок на командировки, покупка билетов, организация трансферов и бронирования гостиниц, контроль и своевременное пополнение баланса сервиса бронирования, заказ такси и пр.);
• Администрирование договоров на услуги и закупки в административно-хозяйственных целях (контроль проведения оплат по договорам, своевременное получение счетов, загрузка в СЭД, получение и обеспечение согласования закрывающих документов и пр.);
• Обработка корреспонденции и документооборот (прием и обработка входящей корреспонденции, в том числе бумажной корреспонденции на Почте России, составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, отправка исходящих документов по электронной почте, Почте России, курьерскими службами, регистрация документов в системе электронного документооборота, отправка на согласование и ознакомление, обеспечение подписания и ознакомления с приказами по основной деятельности и распоряжениями генерального директора и пр.);
• Участие в подготовке ежегодного бюджета Административного департамента.

Мы ожидаем от кандидата:

• Высшее или среднее специальное гуманитарное образование (предпочтительные специализации: Филология, Лингвистика, Документационное обеспечение управления и архивоведение);
• Наличие курсов секретарского обслуживания или курсов по работе с офисными программами будет преимуществом;
• Опыт работы от 3-х лет на должности секретаря, делопроизводителя, бизнес-ассистента/помощника руководителя;
• Опыт работы и уверенное владение системой электронного документооборота (1С, Битрикс, Директум, Диадок и т.п.);
• Опыт ведения полного делопроизводственного цикла;
• Опыт работы с первичной документацией;
• Опыт самостоятельного составления и оформления протоколов совещаний, приказов и исходящих писем;
• Отличное знание норм русского языка и правил делопроизводства;
• Развитый навык деловой переписки.

Мы предлагаем:

• Работу в комфортном офисе на Аптекарской набережной в пешей доступности от ст. м. Петроградская;
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• Рабочий день с 9.00 до 18.00, по пятницам до 16.45;
• Добровольное медицинское страхование после испытательного срока (сотрудник + 1 член семьи);
• Корпоративную мобильную связь;
• Премии за высокие показатели в работе;
• Возможности профессионального обучения за счет компании;
• Частичную компенсацию абонемента в фитнес-центр;
• Конкурентный уровень заработной платы, который мы готовы обсуждать с кандидатами с учетом компетенций.

Уважаемые соискатели, просим обратить внимание:

на собеседовании будет предложен кейс на проверку правильности составления и оформления исходящего письма с точки зрения соответствия нормам русского языка и правилам делопроизводства.

Просьба в сопроводительном письме к отклику на вакансию отметить вашу готовность к выполнению кейса.