Секретарь-делопроизводитель (администратор офиса)

Обязанности:

• Организация, ведение и контроль делопроизводства и документооборота
• Согласование документов, составление графиков, таблиц по запросу руководителя проекта.
• Ведение деловой переписки, подготовка организационно-распорядительных приказов, служебных записок и т.д.,
• Организация совещаний, решение организационных и хозяйственных вопросов (при необходимости), обеспечение жизнедеятельности офиса.
• Проверка и подготовка писем (реже презентаций).
• Прием, координация и распределение входящих телефонных звонков и электронной корреспонденции.
• Постановка задач в Bitrix24,
• Передача документов на подпись руководителю, дальнейшее их распределение.
• Ведение реестра рабочих документов.
• Участие в подготовке и направлении отчетной документации о выполненных организациями проектах.
• Контроль за качеством подготовки, правильностью составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству.
• Осуществление оперативной связи со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности предприятия, подготовка, анализ, обработка информации, документации, ведение переговоров и принятие решений в пределах своей компетенции, решение вопросов с визами, бронирование отелей, заказ трансфера, авиабилетов.
• Информационно-аналитическая поддержка руководителя; ведение календаря руководителя, поддержание порядка на рабочем столе руководителя.
• Администрирование работы офиса (закупка канцтоваров и хоз. принадлежностей, обслуживание кофе-машины)
• Иные поручения

Требования:

• Высшее образование (желательно гуманитарное).
• Знание основ деловой переписки.
• Знание офисных программ, исключительная компьютерная грамотность: полный пакет MS Office, включая онлайн версию MS 365, Excel и PowerPoint, пользование Google Apps на ежедневной основе (Google Docs, Photo, Survey и проч.) , умение пользоваться офисной техникой.
• Знание электронного документооборота 1С ЭДО (обязательно).
• Знание функций слияния документов.
• Желателен опыт работы референтом/ассистентом/помощником первых лиц компании, либо опыт на руководящей должности не ниже начальника отдела, понимание производственных процессов и базовых знаний по экономике промышленного предприятия.
• Опыт ведения делопроизводства, знание ГОСТов делопроизводства и архивного дела.
• Хорошая память, умение работать с большим объемом информации.
• Грамотная письменная и устная речь, знание основ делового этикета.
• Внимательность, чёткость, педантичность в составлении документов.
• Готовность работать в режиме многозадачности, в авральном режиме в конце года.
• Готовность осваивать новые незнакомые направления работы.
• Приветствуется: Опыт технической работы, работы с проектной документацией.
• Обладание личностными качествами: жесткость (умение добиваться исполнения поручений подчиненными), эмоциональная устойчивость, доброжелательность, тактичность, коммуникабельность, умение самостоятельно принимать решения. Развитый эмоциональный интеллект. Аккуратность, оперативность, организованность, пунктуальность выполнения заданий.

Условия:
График работы 5/2, с 09.00 до 18.00 часов, два раза в месяц рабочий день - суббота. Второй выходной в данную неделю работник выбирает в один из будних дней по согласованию с руководителем. З/плата 50000 рублей.

График работы 6/1, Пн-Пт с 09.00 до 18.00 часов, Сб с 09.00 до 17.00 часов - з/плата 60000 рублей.

Оформление по договору (МРОТ + самозанятость).

На время испытательного срока (3 месяца) з/п 40 000 р., (выплаты 2 раза в месяц).

В конце года премия по результатам работы.