Офис-менеджер

Обязанности:

• Функции помощника Генерального директора (в т.ч. организация встреч директора, постановка задач от ГД в системе Битрикс, контроль их исполнения, участие в операционном совещании с фиксацией задач для выполнения, бронирование переговорных комнат и конференц. залов для мероприятий);

• Поддержка в организации командировок сотрудников и гостей компании: помощь сотрудникам при работе с сервисом бронирования командировок, документальное оформление командировок ГД, заместителя директора по развитию бизнеса, заказ и сопровождение командировок для гостей и партнеров компании, организация питания, досуга, трансфера;
• Обеспечение офиса (заказ питьевой воды, заказ канц. товаров, техники, мебели для нужд офиса);
• Организация деловых мероприятий: бронирование переговорных комнат и конференц залов, оформление документов для участия в мероприятии, приказы о выделении ДС, административное сопровождение встреч с партнерами;
• Организация корпоративных мероприятий: новый год, летний корпоратив, страт. сессии, тренинги, др компании и прочее;
• Организация документооборота (подписание документов директорами, подготовка приказов по основной деятельности, приказов о введении в действие нормативных документов, оформление и отправка исходящих писем, обработка входящей корреспонденции Почта России, обработка входящих сообщений по электронной почте, хранение документов компании, регистрация документов компании, архивирование документов, информирование сотрудников об изменениях в компании, ознакомление с необходимыми документами по средствам Битрикс);
• Оформление заявок на пропуска и выдача пропусков новым сотрудникам, оформление допусков в здание для работников в выходной день;
• Входящие звонки (распределение), хранение и использование факсимиле согласно правилам;
• Заказ и выдача новогодних подарков детям сотрудников, заказ подарочных карт для сотрудников;
• Оформление заявок на оплату счетов: по охране труда, на мероприятия, на воду, канц. товары, почту России, сервис бронирования командировок, вывоз мусора, подарочные карты для сотрудников;
• База знаний (создание, внесение изменений, дополнения, формирование нормативной базы, изучение процессов компании в рамках ведения базы знаний);
• Оформление виз (сбор пакета документов, подписание договора, оплата, решение возникающих вопросов).

Требования:

• Высшее образование,
• Опыт ведения документооборота,
• Опытный пользователь ПК,
• Навыки делового общения, эффективной коммуникации,
• Аккуратность, внимательность, оперативность,
• Умение планировать,
• Организаторские способности,
• Умение оперативно переключаться с одной задачи на другую.

Условия:

• Начинающие специалисты также рассматриваются,
• Работа в динамично развивающейся компании,
• Заработная плата – по итогам собеседования (оклад + премия),
• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ (официальная заработная плата, отпуск, оплачиваемый больничный),
• Возможность карьерного роста и профессионального развития,
• Работа в г. Ульяновск, Заволжский район (здание Наноцентра). Доставка корпоративным транспортом из всех районов города,
• График работы 5/2 (сб, вс – выходные), с 08:30 до 17:00 (30 минут перерыв),
• Подарки сотрудникам на праздники, дни рождения,
• Подарки детям сотрудников на Новый год, при поступлении в УУ,
• Корпоративные мероприятия.