улица Льва Толстого 9
Агентство недвижимости МИДОМ (далее – АН МИДОМ) с радостью приглашает в свою дружную команду офис-менеджера. Мы ищем человека, которому передадим в доверительное управление бесперебойную работу офиса и создание комфортной атмосферы для наших сотрудников и клиентов.
АН МИДОМ — это компания, специализирующаяся на экспертном сопровождении сделок с недвижимостью. Мы являемся сертифицированным членом Ассоциации риэлторов Санкт-Петербурга и Ленинградской области, а также Российской Гильдии риэлторов. Наша команда состоит из 30 (тридцати) высококвалифицированных специалистов, которые каждый день помогают клиентам решать свои «жилищные вопросы».
Наша работа отмечена наградами профессиональной премии в сфере недвижимости «КАИССА», что подчеркивает высокий уровень нашего профессионализма и надежности, и свидетельствует о признании не только со стороны клиентов, а что не менее ценно – со стороны профессионального сообщества.
Агентство активно развивается и расширяется! В связи с повышением нашего действующего офис-менеджера, у нас открылась вакансия на эту позицию. Мы ищем нового сотрудника, который станет незаменимой частью нашего коллектива.
Если вы стремитесь работать с людьми, желаете обучаться и готовы брать на себя ответственность, мы будем рады видеть вас среди нас.
Что нужно делать на этой позиции?
УПРАВЛЯТЬ РАБОЧИМ ПРОСТРАНСТВОМ
- Взаимодействовать с администрацией бизнес-центра, согласовывать парковку для посетителей офиса;
- Закупать необходимые материалы для офиса (вода, канцелярские принадлежности, чистящие средства, аптечка и т.д.);
- Организовывать и контролировать обслуживание оргтехники, кулера и кофеварки, обеспечивая их исправное функционирование;
- Взаимодействовать с курьерскими службами;
- Передавать данные по офисным расходам в бухгалтерию;
- Контролировать работу клининговой службы для поддержания чистоты и порядка в офисе.
ПЛАНИРОВАТЬ КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
- Координировать все этапы подготовки и проведения мероприятий;
- Организовывать видеозапись и загрузку материалов на сервер;
- Подготавливать анонсы собраний и размещать итоги в корпоративных чатах;
- Взаимодействовать с приглашенными партнерами для обеспечения их участия (подтверждать встречу, согласовывать парковку при необходимости, отправлять готовые инструкции);
- Закупать еду и напитки для мероприятий;
- Регистрировать компанию и ее сотрудников на сторонние мероприятия (Международный жилищный конгресс (МЖК), WEB Realtor, Бизнес Клуб Риелторов (БКР) и т.д.).
ОБЕСПЕЧИВАТЬ АДМИНИСТРАТИВНУЮ ПОДДЕРЖКУ
- Подготавливать необходимые документы: договоры с клиентами, карточки сделок, согласия на обработку персональных данных, авансовые соглашения;
- Принимать входящую корреспонденцию и передавать ее руководству;
- Обрабатывать входящие звонки в отсутствие руководства и переадресовывать их;
- Сотрудничать с IT службами – предоставлять помощь коллегам в вопросах доступа, паролей и других технических нюансов;
- Принимать и сопровождать гостей офиса, включая клиентов, поставщиков и партнеров, обеспечивая им комфорт и внимание;
- Помогать сотрудникам в подготовке документов на сделку (распечатывать документы при приеме авансового соглашения, собирать готовый комплект документов по запросу от менеджеров);
- Сканировать документы по запросу от сотрудников (во время консультаций/сделок в офисе);
- Ежемесячно проверять наличие электронной документации по закрытым сделкам согласно чек-листу;
- Заказывать отрисовку планировок (по запросу) у дизайнера, размещать готовые материалы в корпоративном чате с контролем оплаты;
- Заказывать брендированную продукцию в партнерской типографии с контролем оплаты;
- Взаимодействовать со страховыми компаниями, делать сверки по вознаграждениям сотрудников.
УПРАВЛЯТЬ ПЕРСОНАЛОМ (дополнительные функции)
- Подготавливать и распечатывать документы перед собеседованием (анкета, резюме, соглашение о сотрудничестве);
- Проверять и подтверждать данные новых сотрудников;
- Регистрировать новых сотрудников на всех необходимых платформах по распоряжению руководства (Авито, Циан, ДомКлик, сервисы для работы с первичной недвижимостью);
- Формировать и выдавать папку агента (все необходимые инструкции и материалы для обучения);
- Обеспечивать подготовку магнитного ключа для доступа в офис по распоряжению руководства;
- Оформлять увольнения по распоряжению руководства, включая отключение от всех платформ и корпоративных чатов;
- Вести архив документов по сотрудникам;
- Вести календарь дней рождений сотрудников и своевременно напоминать менеджерам о предстоящем событии;
- Обновлять и продлевать аттестаты сотрудников.
Наши ожидания:
- Владение ПК и MS Office: Уверенное использование компьютера и основных программ (Word, Excel, Google таблицы, планировщик задач).
- Грамотная речь: Четкое изложение мыслей устно и письменно.
- Образование: Среднее-специальное или высшее (приветствуется).
- Пунктуальность и ответственность: Соблюдение сроков выполнения задач.
- Общительность и доброжелательность: Умение находить общий язык с коллегами и клиентами.
- Внешний вид: деловой стиль одежды.
Что мы предлагаем:
- Заработная плата: 60 000 рублей на руки (включает оклад и премиальную часть).
- Комфортный офис: уютное пространство по адресу г.Санкт-Петербург, ул.Льва Толстого 9, БЦ «Толстой сквер».
- График работы: 5/2, с 11:00 до 18:00 (понедельник, среда-пятница), с 13:00 до 21:00 (вторник).
- Официальное трудоустройство: после успешного прохождения испытательного срока (2 месяца).
- Дружная команда: у нас царит атмосфера взаимопомощи и сотрудничества.
Если вы хотите присоединиться к нашей команде и развиваться вместе с нами, откликнитесь на вакансию или отправьте свое резюме на электронный адрес с темой письма «Офис-менеджер». Мы свяжемся с вами в ближайшее время!
