Секретарь-референт (в Москву)

Обязанности:

• ведение делопроизводства (регистрация входящей/исходящей корреспонденции, перераспределение входящей/исходящей корреспонденции, определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация);
• координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции, взаимодействие с курьерской и почтовой службой;
• отслеживание выполнения поручений руководителя, данных третьим лицам;
• участие в подготовке деловых переговоров, ведение протоколов совещаний, ознакомление с ним причастных лиц;
• прием и распределение телефонных звонков;
• организация телефонных переговоров руководителя;
• управление контактами: ведение личных и деловых контактов, обновление контактов; дни рождения партнеров, сотрудников, друзей, родственников;
• выполнение поручений руководителя (подготовка документов на подпись, сканирование, составление документов, написание писем и т.п.);
• взаимодействие с третьими лицами по поручению руководителя (включая государственные органы и органы местного управления, банки и иные финансовые учреждения, нотариальные конторы, органы ЖКХ, почтовые и курьерские службы и т.п.);
• организация внутренних и внешних совещаний;
• организация приема посетителей (заказ пропусков, встреча посетителей, чай/кофе руководителю и гостям);
• обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым (офис-менеджмент: контроль за уборкой кабинета и приемной; контроль за обеспечением руководителя канцтоварами, работа с IT службой и т.п.)
• организационное сопровождение мероприятий;
• поддержка жизнеобеспечения офиса (заказ канцтоваров, воды, чая/кофе и т.д.).

Требования:

• наличие высшего или среднего профессионального образования, опыт работы в аналогичной должности - от 3 лет;

• грамотная устная и письменная речь;

• уверенный пользователь ПК, умение работать в программах Microsoft Office (Word, Outlook, Excel);

• навыки работы в системе электронного документооборота;

• хорошее знание офисной техники, мини – АТС;

• умение работать в режиме многозадачности;

• высокий уровень исполнительской дисциплины, аккуратность, дипломатичность, коммуникабельность, доброжелательность, активность;

• знание делового этикета, правил делового общения;

• презентабельный внешний вид;

• обучаемость.

Условия:

• официальное трудоустройство (больничные, отпуска);
• официальная заработная плата выплачивается два раза в месяц на карту;
• испытательный срок - 3 месяца;
• работа в офисе, пятидневная рабочая неделя с понедельника по пятницу, с 08.00 до 17.00;
• офис в шаговой доступности от метро: метро Парк Победы, Кутузовская, МЦК Кутузовская, D4 Кутузовская;
• дружный коллектив, корпоративные мероприятия, чай/кофе за счет компании.