Секретарь руководителя

Обязанности:

• Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с руководителями подразделений и сотрудниками.
• Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
• Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.
• Согласование планов с планами и сроками работы руководителя.
• Выполнение типичных ежедневных дел.
• Соединение руководителя с конкретными абонентами.
• Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.
• Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.
• Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам.
• Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.
• Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров.
• Организация личного приема посетителей руководителем.
• Установление порядка приема для различных категорий посетителей.
• Ведение журнала предварительной записи на прием.
• Регистрация посетителей.
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации.
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда.
• Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).
• Печать служебных документов и других материалов.
• Размножение служебных документов.
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
• Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.
• Подготовка документов для рассмотрения руководителем.
• Учет документов, поступающих на имя руководителя.
• Организация доставки документов исполнителям.

Требования:

• Высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена.
• Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

Условия:

• пятидневная рабочая неделя с 08.00 до 16.30 (обед с 12.00 до 12.30)