Автозаводская улица 23с177
Обязанности:
1. Организует работу канцелярии.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
9. В рамках трудовой функции:
- получает, предварительно рассматривает и сортирует поступающие в приемную руководителя документы;
- осуществляет подготовку документов для рассмотрения руководителем;
- ведет учет документов, поступающих на имя руководителя;
- осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
- ведет информационно-справочную работу;
- осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителя.
- организовывает телефонные переговоры руководителя;
- организовывает работу с документами и их хранение в приемной руководителя;
- обеспечивает руководителя информацией;
- организовывает информационное взаимодействие руководителя с подразделениями и должностными лицами организации;
- ведет базы телефонных контактов руководителя;
- соединяет руководителя с конкретными абонентами;
- осуществляет подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;
- регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;
- перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя, другим сотрудникам;
- осуществляет организацию личного приема посетителей руководителем;
- ведет журнал предварительной записи на прием;
- регистрирует посетителей;
- информирует руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;
- осуществляет документальное оформление решений руководителя;
- доводит до сведения работников организации распоряжения руководителя;
- координирует деятельность по исполнению решений руководителя;
- ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;
- осуществляет проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;
- предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
- фиксирует исполнение поручений;
- оповещает работников о предстоящих мероприятиях;
- осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством.
10. Руководит работниками канцелярии.
Требования:
- высшее образование,
- повышение квалификации по специальности делопроизводство
- знание и опыт работы с ЭДО
Условия:
- Оформление по ТК РФ
- Работа по адресу ул. Автозаводская, д.23, стр 177
