Делопроизводитель

Обязанности:

• прием входящих звонков и посетителей, быстрое и комфортное направление их к нужным сотрудникам компании;

• разработка бланков организации;

• создание и поддержание общего порядка документооборота в компании;

• внедрение методических материалов и других документов по совершенствованию документооборота, в том числе организация информирования сотрудников Организации об изменениях документооборота (в т.ч. электронного);

• приём, регистрация входящей корреспонденции, распределение по получателям;

• контроль сроков ответов на письма и задач в соответствии с визой Руководителя (обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах);

• проверка исходящих писем, проверка их на правильность оформления в соответствии со стандартами компании; регистрация исх. писем, оформление и отправка через почту или курьерские службы;

• контроль наличия в соответствующих папках оригиналов вх. и исх. писем.

• ведение журналов регистрации писем и архива;

• копирование документов;

• прием и распределение бумажных посланий между сотрудниками (формирование системы трех лотков по всей компании – исх, вх, отложеные);

• проведение инспекции по не отвеченным посланиям (выявление приятие решений и исправление ситуации);

• создание и ведение электронного архива;

• разработка регламентов компании;

• выполнение задач и поручений руководства;

• обеспечение офиса всем необходимым для полноценной и комфортной работы сотрудников;

• помощь в организации собраний, мероприятий.

Требования:

• среднее специальное или высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
• профессиональные знания в сфере документооборота и делопроизводства;
• умение организовать систематический сбор информации, её распределение;
• владение ПК и офисной техникой;
• умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
• умение вести коммуникации с коллегами, выстраивать отношения для получения нужного результата;
• опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Навыки:

• грамотность устной и письменной коммуникации.
• Аккуратность в работе с документами.
• Умение быстро принимать и распределять информацию.
• Управленческие навыки (постановка задач, получение результата).
• Доброжелательное общение, нацеленное на общий результат компании.

Условия:

• оформление согласно ТК РФ; Отпуск 28 календарных дней;
• график работы: 5/2, с 8.30 до 17.30, обед 1 ч., в пт с 8.30 до 17.00, обед 30 мин.;
• корпоративная связь;
• бесплатное корпоративное обучение;
• доброжелательный коллектив, готовый Вам помочь в решении любого вопроса и при возникновении любой сложности.