Ведущий специалист по документообороту

Наша миссия

Сохраняя землю и природу России от запада до востока, обеспечиваем продовольственную безопасность и вносим свой вклад в формирование глобальных продовольственных потоков, заботимся о благосостоянии человека - труда, человека - земли и умножаем величие России.

Наши цели

• Лидерство в "контрактном производстве" сельскохозяйственной продукции.
• Лидерство в развитии инфраструктуры зерновой логистики.
• Лидерство среди российских компаний в торговле товарам агропромышленного комплекса на рынках Ближнего Востока, Азии и Африки.

Главный актив «Центра Развития Ново» — люди, их компетенции и созидательная энергия. Мы приглашаем Вас стать частью нашей команды в качестве Ведущего специалиста по документообороту

Обязанности:

• участие в разработке внутренних нормативных документов (далее ВНД) по документообороту и делопроизводству, в том числе с использованием системы электронного документооборота;
• осуществление исполнения нормативных документов, касающихся вопросов регистрации и иной работы с входящей и исходящей документацией, ведения номенклатуры дел и другого;
• проведение разъяснительной работы по применению ВНД, регламентирующих документооборот;
• оказание содействия работникам Общества в подготовке документов в части соблюдения требований к структуре, оформлению, правильности словоупотребления русского языка, правил орфографии и пунктуации;
• ведение Глоссария Общества;
• участие в получении входящих документов, поступивших электронной почтой, почтовым отправлением, курьерской службой доставки и их распределение в соответствии с содержанием;
• осуществление регистрации входящих/исходящих документов, ВНД, организационно-распорядительных документов (далее ОРД) и служебных записок в системе «1С: Документооборот» (далее «1С: ДО»);
• осуществление передачи документов с использованием журнала установленной формы;
• осуществление подготовки договоров и сопутствующих им документов к печати (проверка полей, шрифтов, нумерации страниц, прошивка);
• осуществление ведения реестра договоров;
• осуществление проверки наличия необходимых виз согласования в «1С: ДО» в исходящих документах, ОРД и ВНД Общества, в договорах и сопутствующих им документах;
• осуществление контроля соблюдения работниками установленных системой «1С: ДО» сроков согласования документов;
• осуществление проверки оформления подготавливаемых в Обществе документов общеорганизационного документооборота;
• участие в информировании руководства о состоянии исполнения документов, находящихся на контроле;
• участие в ознакомлении работников с издаваемыми в Обществе ОРД и ВНД;
• ознакомление новых работников с перечнем документов, обязательных к ознакомлению новых работников (или, если применимо, - ЭЦП);
• участие в проверке актуальности и актуализации (при необходимости) перечня документов, обязательных к ознакомлению новых работников (или, если применимо, - ЭЦП);
• участие в подготовке к сканированию документов, поступивших в бумажном виде в части общеорганизационного документооборота и делопроизводства, а также договоров;
• введение соответствующей информации в «1С: ДО» относительно входящих документов, договоров и сопутствующих им документов;
• осуществление контроля наличия подлинников документов и запрос их у ответственных исполнителей;
• участие в ведении электронного архива и загрузке в него скан-копий входящих документов, договоров и сопутствующих им документов;
• организация ведения электронного архива и загрузки в него скан-копий ВНД и ОРД Общества;
• осуществление ведения каталогов информации на сетевом диске в соответствии с утвержденной структурой сетевого диска;
• участие в загрузке в «1С: ДО» отсканированных входящих документов;
• осуществление загрузки отсканированных договоров и сопутствующих им документов в корпоративную систему «1С: Документооборот»;
• участие в отправке документов почтовым отправлением (с посещением почтового отделения) или при помощи организаций, предоставляющих услуги экспресс-доставки;
• участие в актуализации адресной книги Общества;
• участие в выдаче документов, находящихся на оперативном хранении в Департаменте, или изготовлении бумажных или электронных их копий по требованию работников в соответствии с режимом доступа к ним;
• осуществление выдачи документов, находящихся на архивном хранении в Департаменте, или изготовление бумажных или электронных их копий по требованию работников в соответствии с режимом доступа к ним;
• участие в разработке номенклатуры дел;
• участие в координации работы экспертной комиссии;
• участие в приеме документов структурных подразделений на архивное хранение: проверка соответствия описи, подписание описи;
• оформление принятых на архивное хранение документы в дела: составление внутренней описи (за исключением личных дел), листа-заверителя, оформление обложки дела и прошивка документов;
• организация составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
• подготовка актов о выдаче дел во временное пользование (по запросу департамента, передавшего дело на архивное хранение);
• участие в определении сроков хранения, образующихся в деятельности Общества документов в соответствии с требованиями нормативных документов по архивному хранению;
• участие в выделении документов к уничтожению: составление акта, подготовка его к передаче для рассмотрения экспертной комиссией;
• участие в обеспечении сохранности документов, переданных на архивное хранение в течение срока их хранения;
• участие в координации процесса передачи документов на архивное хранение соответствующих документов (документы постоянного срока хранения, свыше 10 лет и по личному составу);
• участие в оказании методической помощи в составлении описей документов, передающихся на архивное хранение;
• осуществление учета и выдачу литературы;
• участие в учете, заказе, выдаче печатей и штампов, а также использует их в соответствии с ВНД Общества;
• осуществление ежеквартальной проверки остатков необходимых для осуществления деятельности ресурсов, выданных работникам Департамента в установленном порядке, для организации отправки почтовой корреспонденции (конверты, курьерские пакеты) для оценки необходимости включения в заявки на закупку в следующем периоде;
• участие в покупке авиа- и железнодорожных билетов в рамках Российской Федерации и при направлении работников в зарубежные командировки, бронировании гостиниц, в консолидации отчетных документов о рабочих поездках для передачи в ответственный Департамент;
• организация подготовки переговорных;
• участие в назначении совещаний, проводимых посредством ВКС, по поручению Генерального директора Общества или уполномоченного лица, а также руководителей подразделений, в их запуске и администрировании, при необходимости (в случае оповещения об этом инициатором) - запись и размещение на сетевом ресурсе;
• участие в направлении документации в установленном порядке (составление описей, организация отправки/передачи, ведение электронной базы переданных документов), а также получении документов в установленном порядке (сверка документов согласно описи, подготовка описей для передачи в ответственные структурные подразделения Общества, организация хранения документов, подтверждающих передачу);
• участие в организации поступивших документов внутри Общества с использованием журнала приема-передачи документов, а также в ознакомлении заинтересованных должностных лиц с поступившими документами (при необходимости).

Требования:

• опыт работы не менее трех лет по соответствующему профилю;
• знание основ трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права;
• знание основ законодательства о персональных данных;
• знание порядка составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• знание государственных стандартов, определяющих порядок документационного обеспечения управления, порядок передачи документов в архив Общества, правила организации архивного хранения документов, порядок проверки, состояния и наличия документов с истекшим сроком хранения;
• знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Условия:​​​​​​​

• оформление согласно ТК РФ;
• график работы: 5/2 с 9:00 до 18:00;
• конкурентный уровень дохода и компенсационный пакет (обсуждается индивидуально с успешным кандидатом).