Специалист по организации командировок

Новый физтех Университета ИТМО – это творческая команда молодых исследователей, профессоров и студентов. За десять лет совместной работы мы выросли из небольшой лаборатории в крупный международный научный центр. Наша цель и задача — это проводить передовые научные исследования в физике и в смежных областях, а также готовить классных молодых специалистов.

Мы приглашаем присоединиться к команде единомышленников специалиста по организации командировок.

Обязанности:

• обработка ежедневных запросов на организацию деловых поездок/командировок (без приобретения билетов/бронирования гостиниц), переписка с коллегами;
• полная документальная подготовка: сбор информации по командировке, формирование документов, их подписание у сотрудников факультета и ответственных лиц университета, подача документов в бухгалтерию и службы университета для их дальнейшего проведения;
• ввод информации в локальные интерфейсы обмена данными и ведение отчетности;
• контроль за ходом оформления командировок службами университета, корректировка документов по необходимости;
• подготовка и сбор отчетных документов, их подача в службы университета, контроль выплат;
• доброжелательное взаимодействие с внутренним клиентом согласно политике факультета, улаживание всех возникающих в процессе работы вопросов;
• финансовая и любая иная отчетность по основной деятельности по запросу руководителя;
• дополнительные задачи руководителя и участие в административной деятельности факультета.

Требования:

• умение работать с большим объемом информации и в условиях многозадачности;
• внимательность к деталям, ответственность, настойчивость в достижении своих целей, высокая работоспособность;
• способность к самостоятельному принятию решений, умение приоритизировать задачи;
• разделять наши принципы и ценности;
• уверенное владение ПК, пакетом Microsoft Office;
• знание основ деловой коммуникации, грамотная устная и письменная речь;
• английский язык - не ниже уровня Intermediate;
• опыт в сфере организации командировок приветствуется;
• позитивный взгляд на жизнь, умение найти общий язык с любым человеком, скрупулезность и перфекционизм будут вашими преимуществами.

Условия:

• работа в дружной профессиональной команде;
• постоянное развитие: бесплатные курсы иностранных языков, возможность непрерывного повышения квалификации (семинары, стажировки и оплачиваемые тренинги);
• корпоративный английский язык для сотрудников;
• работа в историческом центре Санкт-Петербурга;
• ежегодный оплачиваемый отпуск;
• социальный пакет: официальное трудоустройство, полис ДМС после определенного срока работы, отдых в корпоративном загородном оздоровительном центре, мероприятия для сотрудников и их детей и др.