Офис-менеджер

Компания Wallmax выполняет функции генерального подрядчика по строительству офисных помещений по уже разработанным архитектурным и инженерным проектам.

Наши объекты - это офисы класса А, А+. Наши заказчики - Газпром, Сбер, Росатом, ВКонтакте, Евраз и многие другие известные компании.

Обязанности:

Получение и просмотр электронной почты, направление входящих писем ответственным сотрудникам

• Регистрация входящей и исходящей документации через 1С;
• Подготовка корреспонденции для отправки (почтой России и Экспресс – почтой, СДЭК);
• Восстановление и пополнение хозяйственного инвентаря офиса (средства для уборки);
• Осуществление взаимодействия со сторонними компаниями по вопросам жизнеобеспечения офиса (заключение договора, получение счета, контроль оплаты счетов, контроль получения закрывающих документов);
• Закупка и бронирование авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиничных услуг, заказ такси для сотрудников;
• Отслеживание баланса Яндекс Такси;
• Оформление корпоративных сим-карт для сотрудников компании, контроль своевременной оплаты счетов оператора «Мегафон»;
• Участие в организации корпоративных мероприятий;
• Ведение протоколов еженедельных совещаний;
• Встреча посетителей офиса, заказ пропусков для них;
• Взаимодействие с УК БЦ;
• Осуществление контроля над состоянием порядка и чистоты в офисе;
• Оформление доверенностей на сотрудников компании;
• Подготовка и обеспечение рабочих мест сотрудников необходимыми канцелярскими принадлежностями и техническими средствами;
• Принятие входящих телефонных звонков, проведение первичной консультации с дальнейшей передачей информации на ответственных сотрудников;
• Формирование отчетов для руководителя;
• Выполнение служебных поручений руководителя.

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером от 3-х лет;

• Знание стандартов делопроизводства (классификация документов, порядок оформления, регистрации, прохождения, хранения), стандартов по оформлению управленческих документов;
• Владение нормами этики, правилами делового общения;
• Желание договариваться и выстраивать процессы;
• Навыки работы в MS Office, 1С;
• Умение работать в команде;

Что ты получишь, работая с нами в команде:

• ​​​​​Оформление с первого дня, полное соблюдение ТК РФ;
• Достойную рыночную заработную плату;
• Годовые премии;
• Работа в современном офисе с графиком 5\2 с 9 до 18 часов;
• ДМС по истечение 6 месяцев работы в компании;
• Абонемент в фитнес сеть DDX по истечение 6 месяцев работы в компании;
• Непрерывное внутреннее и внешнее обучение с фокусом на постоянное развитие;
• Программа лояльности и внутренние баллы, активный ТГ канал компании;