Офис-менеджер

В динамично-развивающую компанию требуется Офис-менеджер!

Обязанности:

Администрировать жизнедеятельность офиса:

• мониторить рынок поставщиков ТМЦ, услуг и работ, связанных с жизнеобеспечением офиса, оптимизировать статьи расходов;
• формировать бюджета и смет на жизнеобеспечение офиса и хозяйственные расходы;
• осуществлять взаимодействие со сторонними компаниями по вопросам жизнеобеспечения офиса (заключение договоров, контроль оплаты счетов и получения закрывающих документов);
• взаимодействовать с администрацией БЦ для решения вопросов, связанных с арендой помещений и исправной работы систем, по ремонтно-хозяйственному обслуживанию (оформление заявок на замену лампочек, обслуживание и ремонт кондиционеров, отопление офиса .
• организовывать улучшение и изменения офисного пространства, ремонт офисных помещений, мебели и контролировать его исполнение;
• проводить инвентаризацию имущества, которое числится на балансе организации;

Обеспечивать комфортную жизнь офиса и работу коллег:

• заказывать своевременно канцтовары, бумагу, воду, и всё необходимое для сотрудников офиса;
• оснащать офис необходимой техникой и мебелью;
• осуществлять контроль над состоянием порядка и чистоты в офисе, контролировать клининг;

Осуществлять делопроизводство:

• принимать, регистрировать и сортировать входящую корреспонденцию для передачи получателю;
• регистрировать и отправлять исходящую корреспонденцию;
• готовить запросы, письма в рамках деятельности;
• создавать приказы , инструкции , распоряжения и т.д. по запросу Руководителя;
• выставлять счета по запросу бухгалтерии;
• оформлять служебные задания и приказы на командировку;
• Оформлять пропуска, встречать гостей.
• Бронировать железнодорожные билеты, бронировать гостиничные услуги.
• Участвовать в организации корпоративных мероприятий.

Требования:

• опыт работы в аналогичной сфере от года;
• высшее образование (будет являться преимуществом);

• уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) и офисной техники;

• самостоятельность и проактивность. Умение начать работать с задачей и успешно ее довести до конца.

• грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета, правил делового общения.

• умение быстро находить и систематизировать информацию.

• пунктуальность и аккуратность.

• стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).

• целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;

• настойчивость, оптимизм.

• презентабельный внешний вид.

Условия:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы 5\2 с 09:00 до 18:00 (суббота\воскресенье выходные дни);
• Фиксированная окладная часть + премия за выполнение задач;
• Заработная плата 2 раза в месяц.