Начальник отдела по документационному обеспечению и делопроизводству

ООО «ТЛП Менеджмент» - управляющая компания (г. Москва). В управлении находится несколько бизнес-единиц (металлургическая промышленность, машиностроение, добывающая промышленность, офисная недвижимость, трейдинг) с общей численностью персонала более 500 человек. В связи с интенсивным ростом и увеличением количества управляемых бизнес-единиц мы приглашаем на работу Начальника отдела по документационному обеспечению и делопроизводству.

Обязанности:

1. Организация функционирования единой системы делопроизводства Компании (несколько юридических лиц):

• Аудит существующей системы, предложение корректирующих мероприятий при необходимости.
• Обеспечение документооборота Общества с входящей и исходящей документацией и корреспонденцией (обеспечение получения у почтовых операторов, регистрация, обработка, проверка, перенаправление адресату, нормоконтроль, присваивание входящих/исходящих номеров, хранение, сканирование и размещение в ЭДО).
• Работа с организационно-распорядительными документами (нормоконтроль, регистрация, организация подписания, размещение в СЭД, ознакомление с ними, обеспечение хранения).
• Работа с ВНД (организация подписания, размещение в СЭД, организация ознакомления, обеспечение хранения).
• Актуализация внутренних нормативных документов в области документационного обеспечения и делопроизводства.

2. Обеспечение архивного хранения документов (несколько юридических лиц):

• Формирование сводных номенклатур Обществ.
• Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив.
• Ведение архива с делами и документами Общества в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации и внутренними нормативными документами Общества.
• Осуществление экспертизы научной и практической ценности документов при отборе на государственное хранение.

3. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Генерального директора (совещаний, заседаний, планерок, презентаций и пр.):

• Формирование программы мероприятия, сбор информационных материалов у докладчиков и рассылка повестки и материалов участникам мероприятия.
• Обеспечение технического оснащения мероприятия и сервисного обслуживания во время кофе-пауз.
• Контроль ведения протокола мероприятия или ведение протокола мероприятия.

4. Организация постановки задач и поручений, выданных Генеральным директором Общества (в том числе и в виде приказов), контроль за сроками их исполнения:

• Назначение поручений от имени ГД Общества на основании ОРД, решений протокола, распоряжений.
• Подготовка и анализ отчетов по исполнительской дисциплине работников.

5. Организация служебных командировок работников Общества:

• Организация работы с контрагентами (мониторинг условий, организация заключения договоров, контроль соблюдения и исполнения условий договоров, контроль своевременного предоставления первичной документации поставщиками регистрация первичной документации)
• Организация покупки билетов, бронирования гостиниц, заказ трансфера и т.п.
• Взаимодействие с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров.

6. Организация телефонных переговоров и поддержание в актуальном состоянии базы телефонных контактов работников.

7. Организация работы с посетителями Общества.

Требования:

• Высшее образование (документационное обеспечение) либо дополнительное профессиональное образование/ переподготовка в области делопроизводства и архивоведения.
• Опыт работы в аналогичной должности не менее 3-х лет.
• Знание делопроизводства, документооборота, архивного дела, правил деловой переписки и делового этикета, правил защиты конфиденциальной служебной информации, порядка подготовки и оформления командировок, делового протокола, правил работы с внешними носителями информации, правил и технологию ведения контроля исполнения поручений генерального директора, порядка систематизации, учета, составления и ведения документации с использованием современных информационных технологий, правил проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
• Навык работы в системе 1С:Документооборот (обязательно), в справочно-информационных системах, MS Office.

Условия:

• Стабильная белая своевременная заработная плата.
• Работа в офисе в БП "Румянцево" (шаговая доступность от м. Румянцево)
• График работы 5/2, с 9.00 до 18.00.
• Наличие «местных» командировок (деловой центр Москва-сити, башня «Федерация») по мере необходимости.
• Оформление согласно ТК РФ, оплата отпусков и больничных.
• Возможности карьерного, финансового и личностного роста.
• Финальный уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.