Руководитель секретариата

Дата размещения вакансии: 05.11.2024
Работодатель: Леко Стайл
Уровень зарплаты:
от 120000 RUR
Город:
Санкт-Петербург
3-й Верхний переулок 3к1
Требуемый опыт работы:
От 3 до 6 лет

В группу HRD открыта вакансия Руководителя секретариата г. Санкт-Петербург.

Обязанности:

  • руководство секретариатом - 3 офис-менеджера, курьерская служба.
  • полная административная поддержка руководителей компании (планирование рабочего дня, организация встреч, совещаний, поездок, представление интересов в организациях, подготовка документации и пр.);
  • фиксация, систематизации, контроля исполнения договоренностей, обязательств, выданных поручений и приказов руководителем исполнителями;
  • проведение анализа справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;
  • осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Организации (телефон, факс и т. п.);
  • travel-support для руководителей (отели, визы, трансферы, вип трансферы, сопровождение, регистрация на выставки, мероприятия);
  • поиск любой информации в Интернете, заказ товаров и услуг для руководителя;
  • обеспечение, прием, учет, регистрация, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;
  • осуществление подготовки необходимых документов. Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации;
  • работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Организации, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
  • внедрение и контроль системы электронного документооборота на базе 1C: CRM, а также бумажного документооборота между подразделениями компании;
  • разработка рабочих инструкций, шаблонов и форм в системе электронного документооборота;
  • работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
  • работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и других руководителей;
  • ведение и оформление протоколов совещаний и заседаний;
  • по поручению Руководства осуществление подготовки проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Организации в целом;
  • принятие телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксация полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения;
  • подготовка к совещаниям и заседаниям, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
  • организация эффективного и культурного обслуживания посетителей, обеспечение и создание для них комфортных условий, консультация их по административным вопросам, предоставление информационных и иных материалов (визитки, прайсы, буклеты, пр.);

Требования:

  • высшее образование;
  • отличные управленческие навыки: планирование, организация, мотивация, контроль, умение найти подход к людям;
  • контроль и учет обеспечения и сопровождения бизнеса;
  • современный деловой этикет, стандарты и обычаи делового оборота, современные средства и устройства коммуникаций;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • ухоженный внешний вид, доброжелательность, многозадачность;
  • проактивность, развитый интеллект в том числе эмоциональный;
  • знание основ делопроизводства, менеджмента, опыт внедрения и сопровождения отдельных бизнес-процессов, опыт работы с электронным документооборотом;
  • знание ГОСТов (юридических, организационных, управленческих и бюджетных.
  • отличное знание офисных программ и техники, программы 1С, высокая скорость печати;
  • навыки деловой коммуникации (переписка, презентации, переговоры);
  • знание делового этикета, грамотная речь
  • готовность к ненормированному рабочему дню при необходимости, готовность к командировкам;
  • желательно владение английским языком.

Условия:

  • Трудоустройство по ТК РФ
  • Стабильная заработная плата
  • Гибкое начало рабочего дня: возможность корректировать начало с 8.30 по 10.00
  • Работа в команде профессионалов
  • Комфортные условия труда
  • Заработная плата обсуждается с успешным кандидатом