120000 RUR
от
Санкт-Петербург
3-й Верхний переулок 3к1
3-й Верхний переулок 3к1
В группу HRD открыта вакансия Руководителя секретариата г. Санкт-Петербург.
Обязанности:
- руководство секретариатом - 3 офис-менеджера, курьерская служба.
- полная административная поддержка руководителей компании (планирование рабочего дня, организация встреч, совещаний, поездок, представление интересов в организациях, подготовка документации и пр.);
- фиксация, систематизации, контроля исполнения договоренностей, обязательств, выданных поручений и приказов руководителем исполнителями;
- проведение анализа справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;
- осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Организации (телефон, факс и т. п.);
- travel-support для руководителей (отели, визы, трансферы, вип трансферы, сопровождение, регистрация на выставки, мероприятия);
- поиск любой информации в Интернете, заказ товаров и услуг для руководителя;
- обеспечение, прием, учет, регистрация, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;
- осуществление подготовки необходимых документов. Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Организации, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- внедрение и контроль системы электронного документооборота на базе 1C: CRM, а также бумажного документооборота между подразделениями компании;
- разработка рабочих инструкций, шаблонов и форм в системе электронного документооборота;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и других руководителей;
- ведение и оформление протоколов совещаний и заседаний;
- по поручению Руководства осуществление подготовки проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Организации в целом;
- принятие телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксация полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения;
- подготовка к совещаниям и заседаниям, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
- организация эффективного и культурного обслуживания посетителей, обеспечение и создание для них комфортных условий, консультация их по административным вопросам, предоставление информационных и иных материалов (визитки, прайсы, буклеты, пр.);
Требования:
- высшее образование;
- отличные управленческие навыки: планирование, организация, мотивация, контроль, умение найти подход к людям;
- контроль и учет обеспечения и сопровождения бизнеса;
- современный деловой этикет, стандарты и обычаи делового оборота, современные средства и устройства коммуникаций;
- грамотная устная и письменная речь;
- ухоженный внешний вид, доброжелательность, многозадачность;
- проактивность, развитый интеллект в том числе эмоциональный;
- знание основ делопроизводства, менеджмента, опыт внедрения и сопровождения отдельных бизнес-процессов, опыт работы с электронным документооборотом;
- знание ГОСТов (юридических, организационных, управленческих и бюджетных.
- отличное знание офисных программ и техники, программы 1С, высокая скорость печати;
- навыки деловой коммуникации (переписка, презентации, переговоры);
- знание делового этикета, грамотная речь
- готовность к ненормированному рабочему дню при необходимости, готовность к командировкам;
- желательно владение английским языком.
Условия:
- Трудоустройство по ТК РФ
- Стабильная заработная плата
- Гибкое начало рабочего дня: возможность корректировать начало с 8.30 по 10.00
- Работа в команде профессионалов
- Комфортные условия труда
- Заработная плата обсуждается с успешным кандидатом