Секретарь отдела

В подразделение, выполняющее работы по сервисному обслуживанию изделий требуется специалист-ассистент (секретарь отдела).

Обязанности:

• Подготовка, оформление и согласование проектов документов, отчетов, презентаций и т.п. по проектам ведущимся отделом;

• Ведение протоколов совещаний;

• Проведение периодической проверки комплектности (полноты) проектных документов;

• Создание репозитории проектов, хранилища проектных данных и бумажных дел проектов;

• Проверка поступающих документов, оформление сопроводительных писем, рассылка;

• Оформление заявок и служебных заданий на командировки сотрудников проектных команд, организация сдачи отчетных документов сотрудников, проживающих в других городах;

• Осуществление в рамках проектной деятельности отправки/получения корреспонденции и других отправлений почтовой, курьерской или транспортно-логистической службой;

• Осуществление мониторинга потребности проектных команд в материально-техническом обеспечении (канцелярия, копировальная техника, средства коммуникаций, расходные материалы и т.п.), оформление заявок на закупку;

• Участие в наполнении и актуализации базы знаний проектов;

• Выполнение поручении руководителей проектов и начальника отдела.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы в должности секретаря, документоведа, делопроизводителя, ассистент отдела;
• Желательно: опыт работы с документами для служебного пользования и документами, содержащими государственную тайну;
• Знания правил оформления деловых писем;
• Уверенный пользователь ПК (офисные программы Word, Excel, электронная почта);
• Опыт работы с системами электронного документооборота;
• Грамотная письменная и устная речь, знание делового этикета;
• Умение находить нужную информацию;
• Готовность к оформление формы по гос.тайне

Личные качества: доброжелательность, организованность и внимательность, исполнительность, ответственность, порядочность, умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость.

Условия:

• Оформление и условия работы в соответствии с ТК РФ;
• График работы 5/2, с 09.00 до 17.30;
• Стабильная "белая" заработная плата (обсуждается по результатам собеседования);
• Дружный коллектив;
• Офис в шаговой доступности от метро Площадь Мужества, вело- и автопарковка;
• Столовая, вкусный кофе, чай;
• Медицинское страхование: полис ДМС, корпоративный врач;
• Компенсация занятий спортом, настольный теннис в офисе;
• Корпоративные праздники и выезды на природу.