Помощник руководителя/офис-менеджер

Обязанности:

• Планирование рабочего времени руководителя.
• Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя. Ведение личного календаря руководителей на ежедневной основе (встречи, графики, поездки, звонки). Распределение и отслеживание исполнения поручений руководителя.
• Организация работы приёмной руководителя предприятия, выполнение служебных и личных поручений руководства.
• Ведение электронного и бумажного документооборота.
• Оформление договорной документации.
• Приём и распределение звонков, работа со входящей и исходящей корреспонденцией.
• Протоколирование деловых встреч и совещаний.
• Формирование бюджета по АХО.
• Организация приёма посетителей.
• Решение вопросов с визами, бронирование отелей, заказ трансфера, авиабилетов, составление программ командировок.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (взаимодействие с клининговыми сервисами, закупка воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники, мебели).
• Взаимодействие со всеми отделами компании.
• Информационно-аналитическая поддержка руководителя.
• Поддержание порядка в офисе.
• Организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.
• Сбор, проверка первичных отчетных документов руководителя ( договора, акты, с/ф, кассовые чеки и иные учетные документы) и передача в бухгалтерию
• Помощь в организации своевременного предоставления (возврата) первичных учетных документов всеми сотрудниками компании
• Организация и поддержка порядка в архиве бухгалтерской документации
• Выполнение других задач, связанных с бухгалтерией, по мере необходимости
• Требования:
• высшее экономическое/юридическое образование
• грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, стрессоустойчивость, хорошая память и реакция, высокая обучаемость, многозадачность, умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией
• свободное владение компьютерной техникой, умение работать в офисных программа- WORD, EXCEL, с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное

Условия:

• работа в офисе
• режим работы- индивидуальный, в зависимости от задач руководителя