Администратор офиса

Обязанности:

• Транспорт

• Контроль использования такси
• Ежемесячная проверка реестра поездок (маршрутки, Яндекс Такси)
• Заказ транспорта на мероприятия (такси, маршрутки)
• Организация трансфера для гостей и сотрудников
• Обработка жалоб сотрудников, связанных с трансферами
• Сопровождение договора с поставщиками (заказы в 1С, получение закрывающих документов)

• Питание

• Ежедневный заказ питания
• Ежемесячная сверка с поставщиком
• Спец.заказы на корпоративные мероприятия
• Обработка жалоб сотрудников, связанных с питанием
• Ведение реестра заказанных обедов (для HR)
• Сопровождение договора с поставщиком (заказы в 1С, получение закрывающих документов)

• Клининг

• Контроль работы клининговой компании
• Заказ спец. работ (выбор подрядчика, запрос разрешительных документов, согласование проведения работ со всеми заинтересованными лицами)
• Сопровождение договора с поставщиком (заказы в 1С, получение закрывающих документов)

• Корпоративный транспорт

• Оформление полисов ОСАГО/КАСКО
• Выдача и оформление путевых листов, ведение журнала въезда/выезда автотранспорта (1 автомобиль)
• Оформление доверенностей
• Работа с поставщиком (запись на ТО, согласование заказов)
• Закупка новых автомобилей, организация оценки автомобилей, продажа автомобилей, проведение розыгрыша выкупа
• Ведение реестра корпоративного транспорта, контроль баланса личных кабинетов ППР, Автодор

• Внешняя территория

• Летний сезон: контроль покоса и полива территории, организация покоса и вывоза травы с территории стройки
• Организация покоса территории за границами участка
• Зимний сезон: контроль чистки снега, организация вывоза снега, организация чистки крыши
• Согласование, контроль проведения работ по благоустройству территории ландшафтным дизайнером, документальное оформление работ
• Организация прочих работ по благоустройству территории

• Организация визитов гостей на завод

• Заказ кейтеринга, продуктов, бронирование ресторана
• Подготовка зоны для размещения кейтеринга
• Контроль наличия СИЗ на производстве
• При необходимости встреча гостей и заказ пропуска
• Оперативная помощь организатору визита

• Благотворительность

• Ведение благотворительных проектов
• Организация доставки образцов продукции и документальное оформление

• Мобильная связь

• Оформление и заказ новых сим-карт
• Переоформление сим-карт на физ.лиц
• Опционально: контроль наличия ДС на счетах, контроль расхода ДС

• Организация декора

• Организация новогоднего декора
• Контроль состояния флагов и организация их замены при необходимости
• Организация работ по уходу за комнатными растениями

• Закупка ТМЦ

• Закупка продуктов питания, канцтоваров, хозтоваров
• Заказ визиток
• Закупка мебели и бытовой техники

• Корреспонденция

• Работа с курьерской службой
• Работа с Почтой России (в т.ч. электронный личный кабинет)
• Организация отправок небольших посылок

• Делопроизводство

• Планирование и контроль исполнения бюджета
• Ведение журнала входящих, исходящих писем; хранение корреспонденции
• Подготовка авансовых отчетов
• Создание заказов в 1С
• Списание со склада офиса

• Travel-поддержка

• Поиск, покупка авиабилетов, бронирование гостиниц, заведение заказов в 1С. Работа со поставщиком
• Помощь в оформлении виз

• Корпоративные мероприятия

• Участие в организации корпоративных мероприятий
• Участие в общих проектах отдела по работе с персоналом

Требования:

Высшее образование;

Опыт работы с транспортными компаниями по перевозке сотрудников;

Опыт работы с поставщиками корпоративного питания;

Отличные организаторские способности и структурированность;

Знание 1С;

Уверенный пользователь программ Microsoft Office (Power Point, Word, Excel, Teams)

Навыки эффективной коммуникации с коллегами;

Вежливость и отзывчивость;

Ориентация на результат;

Открытость и гибкость.

Условия:

• Интересная и динамичная работа по графику 5/2;

• Конкурентная заработная плата;

• Квартальный бонус;
• Питание;
• ДМС;
• Корпоративная доставка (г. Обнинск и г. Балабаново);
• И самое ценное - это дружный коллектив и работа в компании с семейными ценностями.