Вакансия – Помощник/Бизнес-Ассистент, Москва/МО, гибрид (удалёнка/разъезды)
Ищу себе Помощника/ Бизнес-Ассистента – Правую руку, по факту – своего Заместителя, в будущем возможно Партнёра. Нацелен на долгосрочное сотрудничество.
Мне 30 лет. Одно из основных направлений бизнеса – строительство загородных домов в Подмосковье. Примерно половину времени в году территориально нахожусь не в Москве. Нужен надёжный сотрудник, который постоянно будет держать руку на пульсе, контролировать все вопросы.
Основной функционал по блокам:
1. Работа с документами: - Ведение и систематизация строительных документов (договоры, разрешения на строительство/виды работ, сметы, пр.). - Подготовка отчётов о ходе выполнения работ (формат - Excel).
2. Координация встреч: - Подготовка повестки дня и материалов для встреч (формат – Word, Excel, Power Point). - Протоколирование встреч с подрядчиками, клиентами и другими заинтересованными сторонами.
3. Управление графиками: - Составление и обновление графиков работ (формат Excel, Project). - Мониторинг сроков выполнения задач и напоминание команде о дедлайнах.
4. Взаимодействие с поставщиками: - Поиск и оценка поставщиков материалов и услуг. - Запрос цен и условий поставок. – Анализ рынка/конкурентов. – Подготовка сравнительных данных (формат – Excel).
5. Управление проектами: - Помощь в планировании и координации строительных проектов. - Сбор и анализ данных о ходе выполнения работ. – Работа с графиками в Project, Excel.
6. Финансовые задачи: - Ведение учёта расходов и доходов по проектам (работа с таблицами в Google, Excel). - Подготовка документов для бухгалтерии. – Контроль своевременной оплаты счетов.
7. Обеспечение безопасности: - Контроль прорабов за соблюдением правил техники безопасности на строительной площадке. – Помощь прорабам в организации обучения по безопасности для рабочих.
8. Коммуникация с клиентами: - Ответы на запросы клиентов и предоставление информации о ходе работ. - Сбор отзывов и предложений от клиентов.
9. Сбор данных и отчётность: - Сбор статистики по выполненным работам и анализ эффективности. - Подготовка отчётов для руководства.
10. Выполнение личных поручений.
Профессиональные компетенции:
- умение самостоятельно всесторонне прорабатывать задачи на 100%
* в идеале после короткого периода адаптации хотелось бы выйти на следующий режим работы: например, я Вам ставлю задачу «найти участок земли в Краснодаре под строительство дома», Вы берёте паузу, составляете максимальный перечень вопросов по блокам, который Вам нужно будет задать мне и/или Заказчику, затем встреча со мной/Заказчиком и получение ответов на вопросы/осуждение, далее Вы самостоятельно составляете план своих действий со сроками и бюджетом для решения этой задачи и детально прорабатываете каждый шаг (мониторите рынок, ценовую политику, изучаете возможности участков на предмет коммуникаций, смотрите план застройки рядом с участком на ближайшие 10+ лет, узнаете о соседях, способах оплаты, пр.), на финале представляете мне/Заказчику лучшие 3-5-7 вариантов с подробной информацией, расчётами, фото, пр. в формате презентации Power Point, Excel, после утверждения самостоятельно и/или с привлечением экспертов, которых Вы сами найдёте, приобретаете данный участок
* цель – выстроить коммуникацию таким образом – я говорю «А», а Вы самостоятельно детально продумываете всё до «Я» и выдаёте 3-5 готовых вариантов решений с указанием плюсов и минусов каждого
- понимание планирования/бюджетирования (Вы будете планировать мой график, свой план работ, работы и мероприятия по проектам, составлять бюджеты мероприятий, пр.), экономики/рентабельности проектов
- продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel – сводные таблицы/формулы, Power Point - презентации), владение MS Project (другими программами по управлению проектами), опытный пользователь google-таблиц, владение Power BI – как плюс
Требования к личности:
- высшее/средне-специальное образование (строительное/техничнское/экономика/маркетинг), курсы по управлению проектами – Ваше преимущество
- высокий уровень ответственности и самодисциплины, чёткое соблюдение договорённостей и сроков, умение брать на себя ответственность и нести ответственность за результат своей работы
- умение работать в режиме многозадачности, грамотно расставлять приоритеты, разумно относиться к тратам
- способность эффективно планировать и управлять временем, координировать все задачи и процессы
- масштабное мышление, системность, структурированность, аналитический склад ума, логичность в действиях
- сообразительность, живой ум, умение быстро ориентироваться в информации/ситуации, оперативность в работе
- тенденция отслеживать новые технологии/продукты, пр. и применять их на практике, инициативность
- высокий уровень коммуникаций, умение выстраивать долгосрочные отношения с клиентами/подрядчиками, др.
- креативность, изобретательность, предприимчивость, хорошее чувство вкуса с стиля, внимание к деталям, аккуратность
- грамотный русский (устный и письменный)
- соблюдение делового этикета, субординации, сочетание требовательности и жёсткости (в разумных пределах) с умением договариваться, отсутствие конфликтности, стрессоустойчивость
- честность, порядочность, преданность, здравый перфекционизм, отсутствие токсичности, любовь к жизни и людям, доброжелательность, позитивный настрой, здоровое чувство юмора
- высокий уровень работоспособности, мобильность, наличие личного автомобиля и готовность использовать его в работе
Условия:
- прямое подчинение собственнику
- режим работы 5/2 (понедельник-пятница), гибкое начало и окончание рабочего дня 08.00-11.00/17.00-20.00, быть на связи в выходные
- гибридный формат работы – удалёнка + выезды на объекты/встречи
- официальное оформление в штат, своевременные выплаты зп 2 раза в месяц без задержек
- компенсация мобильной связи, интернета, ГМС и амортизации за использование личного автомобиля
- уровень зп (фикс 100.000-200.000 + бонусы до 50% оклада) обсуждаются с успешным финальным кандидатом
