Ассистент отдела

Обязанности:

• Активно управляет услугами по эксплуатации и техническому обслуживанию для объекта на протяжении всего его жизненного цикла, включая безопасность, соблюдение нормативных требований, стандартов компании для обеспечения безопасной и комфортной среды для сотрудников, посетителей арендаторов и других заинтересованных сторон;
• Координирует операционные задачи, связанные с внутренней работой и работой, выполняемой внешними поставщиками подразделения в сотрудничестве с непосредственным руководителем;
• Сотрудничает с внешними поставщиками услуг подразделения и следит за качеством предоставляемых услуг;
• Отвечает за обработку первичной бухгалтерской документации для проведения оплаты в программе «МЕГА Бюджет»

• Обеспечивает административной поддержкой подразделение эксплуатации и технического обслуживания объекта, с целью повышения производительности процессов и повышения качества обслуживания клиентов, работа в Docsvision с Заявками на Закупку, Листами Согласования– запуск согласование, регистрация

• Обеспечивает простые и эффективные способы работы подразделения, документооборот, координация и надзор за административными бизнес-процессами подразделения, работа в «Агора»– размещение заказа;

• Помогает в подготовке Договоров и Дополнительных Соглашений;

• Поддерживает проведение тендера, архивация тендерной документации;

• Ведет Табель учета рабочего времени FM

• Администрирует и архивирует разрешения, лицензии, сертификаты, отчеты для соответствия местному и международному законодательству, а также внутренним правилам и требованиям, касающихся сферы деятельности подразделения;

• Вносит предложения по улучшению процессов администрирования в области введения проектов подразделения (например, исполнительная документация), а также осуществляет их внедрение при согласовании с непосредственным руководителем;

• Обеспечивает четкую и быструю коммуникацию подразделения с представителями бизнеса и внешними поставщиками путем координации запросов, связанных с деятельностью подразделения;

• Обеспечивает внутреннюю коммуникацию для сотрудников подразделения, с целью своевременного информирования о текущем состоянии дел;

• Управляет вспомогательной деятельностью подразделения, включая охрану труда, составление рабочего графика, учет рабочего времени;

• Обеспечивает работу информационных инструментов в подразделении

• Принимает и обрабатывает заявки на выполнение работ от заинтересованных сторон (в том числе через Систему электронной организации эксплуатации и технического обслуживания (ТОиР));

• Применяет в ежедневной работе принципы и практические подходы, принятые в компании в рамках устойчивого развития (стандарт в области ответственной закупки товаров, услуг, материалов и компонентов, Программа снижения энергопотребления и негативных климатических изменений (Climate Positive Program), и.т.д.);

• Обеспечивает сбор данных по планируемым затратам необходимым для осуществления деятельности подразделения, перенос данных в требуемый формат, сохранность и предоставление отчетности;

• Осуществляет поддержку закупочного процесса подразделения в части подготовки запроса на закупку, участие в процессе выбора поставщика, подготовку проекта договора, отслеживание сроков действия и лимитов договоров и т.д.;

• Выполняет требования нормативных документов организации, регламентирующих правила обработки и обеспечение безопасности персональных данных и иной конфиденциальной информации;

• Обеспечивает подготовку и предоставление отчетов, принятых в компании;

• Вносит вклад в процессе составления бюджета и долгосрочного плана подразделения;

• Осуществляет контроль затрат за счет рационального и экономичного подхода в работе, мотивируя коллег на поиск и применение наиболее эффективных способов работы;

• Сотрудничает с третьими сторонами с целью обеспечения соответствия нормативным актам и требованиям в области предоставляемых услуг;

• Вносит вклад, базируясь на компетенции и опыте в процессе реализации операционной деятельности объекта или в процессе реализации проекта на объекте;

• Участвует в проектах в рамках услуг, связанных со сферой ответственности подразделения;

• Соблюдает правила санитарии и личной гигиены, своевременно проходит медицинские осмотры (плановые и внеочередные по направлению работодателя);

• В соответствии с законами РФ, подзаконными актами и положениями данной должностной инструкции производит обработку персональных данных сотрудников;

• Проходит обучение по мерам противодействия взяточничеству и коррупции;

• Декларирует наличие/отсутствие конфликта интересов.

Требования:

• Ответственность и добросовестность в отношении своих обязательств

• Умение работать в коллективе

• Организованность и способность планировать и координировать работу

• Терпеливость и умение находить компромиссы в конфликтных ситуациях.

• Мобильность

Условия:

• график работы 5/2 с 09:00 до 18:00;

• заработная плата 446,02 рублей за час;

• Трудоустройство согласно ТК РФ.