Специалист по кадрам, делопроизводитель (с функцией офис-менеджера)

Более 15 лет группа IT компаний «Софтмакс» занимается разработкой и внедрением систем автоматизации.

Мы специализируемся на крупных проектах автоматизации для государственных и корпоративных заказчиков: решаем сложные технические и организационные задачи и создаем индивидуальные решения для наших заказчиков.

Компания активно ведет работу на территории ЕАЭС и имеет центры разработки в России и Беларуси.

В прошлом году мы открыли офис в Москве, он небольшой, т.к. основная часть наших сотрудников работает дистанционно. Штат компании растет, кадровым делопроизводством на данный момент занимается Ведущий специалист по кадрам, которой необходима помощь в текущей работе

Мы приглашаем опытного специалиста по кадрам, с хорошим знанием делопроизводства и готовностью выполнять функции по офисной поддержке небольшого офиса. Численность штата растет, на данный момент - 70 человек

Позиция в прямом подчинении HRD.

Функции по ведению КДП:

• приемы, переводы, расторжения трудовых договоров,
• ведение, хранение трудовых книжек;
• оформление отпусков, командировок;
• ведение табеля учета рабочего времени, графиков отпусков;
• оформление Штатного расписания;
• ведение учета предоставления отпусков, составление графика отпусков
• формирование личных дел сотрудников, архива
• формирование кадровой отчетности

Функции делопроизводителя, офис-менеджера:

• формирование номенклатуры дел в соответствии с документооборотом в компании;
• приемка и отправление корреспонденции через почтовые и курьерские службы (ЦТ, ИС, РБ);
• регистрация входящих/исходящих документов, их сканирование, отправка электронной почтой адресатам;
• контроль получения документов получателями и их подписание, возврата подписанных документов;
• контроль сроков ответов по входящим документам, ведение реестра писем с ответственными лицами и сроками по ответам;
• распечатка, внутреннее согласование, сбор подписей, подготовка документов для подписания у ГД компании;
• помощь в организации рабочих мест для новых сотрудников;

• контроль технического состояния офиса, клининга (в штате есть уборщица), вызов необходимых мастеров при необходимости;

• встреча кандидатов на оформлении, выдача техники для работы;

• оформление и выдача пропусков;

• отправка/получение корреспонденции, в том числе кадровой от дистанционных сотрудников;

• взаимодействие с техническими службами бизнес-центра;

• заказ канцелярии, оборудования (ноутбуки и периферия) для выдачи новым сотрудникам, прием техники от увольняющихся;

• тревел поддержка для ТОП менеджеров: покупка билетов, бронирование гостиницы, оформление командировок;

• функции офис-менеджера/секретаря для ГД, ОД: организация встреч, сервис-обслуживания (кофе-чай)

Требования:

• Опыт работы на аналогичной позиции от 3-х лет;

• Отличное знание 1С ЗУП 8.3, MS Office, Битрикс24, способность быстро осваивать новые ИТ-сервисы и инструменты;

• Хорошие знание трудового законодательства в пределах базовых кадровых процессов;

• Знание воинского учёта;

• Знания и опыт в области порядка составления номенклатуры дел, описей для постоянного и временного хранения, сроки и порядок сдачи дел в архив;

• Грамотная устная и письменная речь, навыки делового общения и переписки.

• Способность работать в режиме многозадачности.

  Условия:

• Работа в паре с Ведущим специалистом по кадрам, прямое подчинение HRD.

• Белое оформление по ТК РФ, зарплата 2 раза /мес.

• Возможность взять 5 оплачиваемых дней без больничного в год.

• Работа в уютном офисе (чай, кофе) в графике с 9.00 до 18.00 ПН-ПТ. Адреса офиса: БЦ “Научный проезд, 17”