Специалист по документообороту

Обязанности:

• ведение полного цикла согласования документов (клиент, ЮД, бухгалтерия, финансы);
• документооборот на рекламные/информационные услуги, в т. ч. в рамках работы с гос. контрактами;
• доходные, расходные и авторские договоры;
• документооборот по линии госзакупок;
• мониторинг портала госзакупок на предмет своевременного выявления релевантных заявок;
• разработка обоснований и технических заданий совместно с руководителем и другими ответственными сотрудниками;
• контроль выполнения обязательств по договорам на всех этапах. Своевременное перезаключение договоров;
• обеспечение контроля документооборота компании (бумажного и электронного);
• своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению;
• управление делопроизводством в структурных подразделениях организации, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи документов в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов при необходимости;
• контроль хода документов, переданных к исполнению;
• контроль сроков согласования документов;
• ведение компьютерной базы документов по поручению руководителя;
• обработка и отправка адресатам исходящих документов;
• создание эффективной системы поиска нужных документов (дополнительно);
• осуществление информационной и справочной работы по поручению руководителя;
• ведение финансового планирования и отчетности в рамках выполняемой работы по поручению руководителя;
• выполнение прочих распоряжений руководителя;
• внесение предложений по совершенствованию и оптимизации работы, связанной с предусмотренными обязанностями.

Требования:

• высшее образование;

• релевантный опыт работы в СМИ, или рекламном/ коммуникационном агентстве;

• уверенный пользователь ПК, знание MS Office, включая Excel на уровне опытного пользователя;

• грамотный письменный и устный русский язык;

• знание основных положений 44-ФЗ, 223-ФЗ и других законодательных актов по участию в тендерах будет преимуществом;

• знание английского языка приветствуется.

Условия:

• график работы и уровень дохода обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования;

• ДМС;

• специальные предложения для сотрудников от компаний-партнеров (страхование, банковские продукты, отдых, фитнес, медицинское обслуживание), бесплатный доступ в он-лайн библиотеку;
• офис в центре "Серпуховская"/"Павелецкая"/"Добрынинская".