Офис-менеджер

Дата размещения вакансии: 14.11.2024
Работодатель: Группа компаний РБЕ (RBE Group)
Уровень зарплаты:
от 90000 RUR
Город:
Мытищи (Московская область)
Требуемый опыт работы:
От 1 года до 3 лет

RBE Global Services (компания, входящая в структуру RBE group) предлагает комплексные решения по содержанию, клинингу, эксплуатации и техническому обслуживанию промышленных предприятий, объектов общественного питания, торговых и бизнес-центров, складских комплексов и техно-парков.

Мы поддерживаем высокие стандарты обслуживания и внедряем инновационные решения, применяя современные природосберегающие технологии.

В связи с развитием и активным ростом находимся в поиске Офис-менеджера к нам в команду.

Обязанности:

  • Приём и распределение входящих звонков;
  • Передача сообщений сотрудникам во время их отсутствия;
  • Отправка почты России и курьерской службы Major, вызов курьера;
  • Запрос закрывающих документов и составление анализа затрат по поставщикам;
  • Передача документов в бухгалтерию (счёта, накладные, акты, договора);
  • Работа с 1С документооборот (загрузка договоров в программу, контроль подписания, присвоение номера, контроль исполнения);
  • Работа в 1С Казначейство (заводить счета на оплату, около 100 счетов в неделю, по необходимости создание новых контрагентов, контроль за оплатой счетов);
  • Подписание договоров у руководителя, подписание счетов;
  • Ведение документооборота (приём входящей/исходящей документации, регистрация отправлений и поступлений, передача документов сотрудникам);
  • Бронирование переговорной комнаты, авиа и ж/д билетов в системе Тривио, гостиниц для сотрудников, работа с корпоративным такси;
  • Чай/кофе клиентам, выдача телефонов и сим-карт новым сотрудникам;
  • Заказ канцтоваров, хозтоваров и лекарств в офис;
  • Присваивание входящих/исходящих номеров письмам, регистрация в журналах, помощь сотрудникам отдела;
  • Замещение и выполнение обязанностей помощника исполнительного директора во время её отсутствия (отпуск, больничный;
  • Поиск поставщиков и заключение договоров;
  • Работа с первичными бухгалтерскими документами: сверка наличия оригиналов, запрос документов у контрагентов, сохранение скан-копий;
  • Замена курьера в отпуске (отправка и получение корреспонденции через почтовое отделение);
  • Взаимодействие с оператором мобильной связи: заказ и перевыпуск сим-карт, изменение тарифов и условий, запрос детализации счетов, перерегистрация телефонных номеров новых/уволенных работников;
  • Взаимодействие с бизнес-центром: заявки на ремонт, заказ пропуска для гостей и новых сотрудников, аренда новых помещений и парковочных мест.

Требования:

  • Знание программ Microsoft Office
  • Грамотность и навыки деловой переписки
  • Ответственность, пунктуальность, внимательность, доброжелательность

Условия:

  • График – 5/2; с 9.00 до 18.00, пт. с 9.00 до 16.45
  • Трудоустройство по ТК РФ.
  • Полное соблюдение трудового законодательства РФ, официальная заработная плата, оплачиваемый отпуск, больничный.
  • Корпоративная мобильная связь.
  • Место работы – м. Алексеевская (ул. 1-я Мытищинская, д. 25), ж/д станция Москва-3.