Секретарь учебного отделения

Обязанности:Секретарь учебного отделения исполняет следующие обязанности:

1. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы декана факультета.
2. По поручению декана факультета составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых деканом факультета (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения совещания).
4. Осуществляет контроль за соблюдением работниками сроков исполнения приказов, указаний и поручений декана факультета, взятых на контроль.
5. Осуществляет процесс ознакомления работников с приказами через официальные каналы связи.
6. Подготавливает проекты приказов по учебной деятельности, отправляет их на согласование и ознакомление через официальные каналы связи.
7. Оформляет заявку на получение со склада ТМЦ для обеспечения делопроизводства учебного отделения, в том числе студенческих билетов и зачетных книжек (все формы обучения).
8. Принимает поступающую на факультет корреспонденцию, направляет её на рассмотрение или исполнение соответствующему должностному лицу; передает, в соответствии с принятым в структурном подразделении решением, конкретным исполнителям для использования в процессе работы и подготовки ответов, контролирует сроки выполнения поставленных задач (оформление дубликатов дипломов и приложений к ним и иных документов).
9. Ведёт делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
11. Ведет табель учета рабочего времени учебного отделения факультета.
12. Подготавливает, регистрирует и выдает справки по месту требования заявителей и по запросам различных организаций.
13. Регистрирует и выдает справки, поступившие по запросу заявителей, из других структурных подразделений Учреждения (из бухгалтерии о наличии или отсутствии стипендии).

Требования:

• Приветствуется знание основ делопроизводства и знание автоматизированных программ Word, Excel – уверенный пользователь. Образование высшее или среднее профессиональное.

Условия:

• Работа по месту нахождения работодателя. Оплата труда и социальные гарантии в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Режим работы с пятидневной рабочей неделей (с 9:00 до 17:30) и двумя выходными днями (суббота, воскресенье).