Секретарь-референт

Обязанности:

• Прием и распределение входящих телефонных звонков
• Организация приема, встреча посетителей
• приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
• Ведет журнал разъездов курьеров организации и маршрутов водителей.
• Организует работу с документами.
• Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов.
• Предварительно рассматривает и сортирует документы
• Регистрирует входящие документы в СЭДО.
• Обрабатывает и отправляет исходящие документы.
• Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Отслеживает в СЭДО сроки исполнения по документам.
• Организует текущее хранение документов.
• Осуществляет распределение и подшивку документов в дела.
• Проверяет сроки хранения документов, составляет протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
• Согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.
• Информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
• Предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий.
• Организует телефонные переговоры руководителя.
• Оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
• Заказывает железнодорожные и авиабилеты, гостиницы, транспортное обеспечение руководителя.
• Оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий.
• Осуществляет подготовку документов к поездке руководителя.
• Обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке.
• Доводит до сведения работников организации распоряжения руководителя.
• Координирует деятельность по исполнению решений руководителя.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Осуществляет оформление интерьера приемной руководителя.
• Обеспечивает хранение и замену расходных материалов, уход за оргтехникой.
• Заказывает канцелярские товары, гигиенические товары, продукты питания.
• Отслеживает в СЭДО прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
• Оформляет представительские затраты.
• Заказывает питьевую воду для подразделений Общества и осуществляет сверку по актам приема-передачи в конце каждого месяца.
• Своевременно обеспечивает почтовыми марками и конвертами.
• Оформляет визитки для руководителя Общества и его заместителей.

Требования:

• Высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет.
• Высокая степень организованности, грамотность, инициативность, способность находить верное решение в критических ситуациях, умение работать с людьми, требовательность, аккуратность, исполнительность, пунктуальность, честность, стрессоустойчивость.

• Владение компьютером на уровне пользователя.

  Работа с оргтехникой, правила деловой переписки,

  правила делового этикета.

  Знание программ: Word, Excel, электронная почта,

  ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Условия:

• График работы: с понедельника по четверг с 8.00 до 17.00, пятница с 08:00 до 16:00.
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ, полный соцпакет.
• Официальная заработная плата (55000 до вычета НДФЛ).