Помощник исполнительного директора

Обязанности:

• осуществляет прием, предварительное рассмотрение и сортировку поступающих в приемную исполнительного директора корреспонденции и документов на подпись;
• организует доставку документов исполнителям;
• осуществляет контроль установленных сроков исполнения документов, проверяет правильность их оформления, обеспечивает их редактирование и передает на подпись исполнительному директору;
• ведет делопроизводство с применением компьютерной техники;
• организует проведение телефонных переговоров, фиксирует поступающую информацию, передает и принимает информацию по электронной почте, в мессенджерах;
• по поручению исполнительного директора готовит письма, запросы, ответы авторам обращений, информирует исполнительного директора о результатах рассмотрения запросов и обращений;
• организует подготовку совещаний, оформляет поручения по итогам совещаний;
• организует переговоры, обеспечивает участников информационными материалами, ведет записи переговоров;
• осуществляет контроль и подготавливает отчеты о соблюдении сроков выполнения указаний и поручений исполнительного директора;
• обеспечивает рабочее место исполнительного директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
• организует прием посетителей;
• формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и сдачу в архив;
• организует решение вопросов, не требующих непосредственного участия исполнительного директора.

Требования:

• высшее профессиональное образование;
• не менее 3 лет работы в должности помощника или секретаря руководителя (заместителя руководителя) организации;
• уверенный пользователь ПК, имеющий знания и навыки: MS Office (Word, Exсel), электронная почта, мессенджеры, интернет;
• знание основ делопроизводства, правил оформления документов и работы с ними;
• знание правил русского языка;
• знание правил делового общения;
• умение работать с большим объёмом информации, грамотная устная и письменная речь, честность, трудолюбие, внимательность, надежность, коммуникабельность, уравновешенность, вежливость;

Условия:

• официальное трудоустройство;
• график работы 5/2 (пятница – возможно удаленно (зависит от ситуации и объема работы ), с 10:00 до 17.00