Офис-менеджер

Обязанности:

• Осуществлять передачу документов между Объектами и Центральным офисом, заполнять реестр отправляемых/передаваемых на объекты документов.
• Принимать, регистрировать и передавать по телефону и электронной почте информацию в рамках своей компетенции.
• Организовывать и контролировать выполнение процесса выдачи постоянных и временных пропусков для сотрудников, встречать и принимать посетителей.
• Обеспечивать учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводить их прием, учет, передачу, хранение.
• Обеспечивать ежедневный порядок в кабинетах и переговорных офиса, общих и кухонных зонах. Проверять наличие расходников (канцелярия и бакалея).
• Взаимодействие с арендодателем, с организациями связи.
• Контролировать состояние оргтехники, коммуникаций в переговорных комнатах.
• Организовывать проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.
• Организовывать процесс исполнения запросов на выполнение работ на внос-вынос имущества и внутренних запросов согласно требованиям компании. Обеспечивать контроль сроков исполнения запросов. Вести оперативную базу учета выполнения поступающих запросов.
• Организовывать процесс доступа автомобилей на погрузку-разгрузку и на парковку.
• Координировать работу курьеров.
• Согласовывать с финансовым департаментом приобретение ТМЦ для ЦО (чай, кофе, канцтовары и тд): суммы, ЮЛ до момента заказа.
• Выдавать ТМЦ со склада на объекты по акту приема-передачи, передавать акты в бухгалтерию, осуществлять приемку ТМЦ вместе с сотрудником финансового департамента по централизованным закупкам, отправлять ТМЦ с оформленными внутренними актами приема-передачи для объектов по централизованным закупкам.
• Заводить счета на оплату в 1С по ЦО, касающиеся офис-менеджера.
• Ежемесячно предоставлять Отчет по Яндекс Такси.
• Отслеживать остаток денежных средств на топливных картах, своевременно подавать заявки на их пополнение.
• Вести путевые листы по топливным картам.
• Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, коммерческую тайну.
• Соблюдать деловой стиль одежды в течение всего времени нахождения на рабочем месте.
• Постоянно повышать свой профессиональный уровень.
• Соблюдать правила охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
• Выполнять иные обязанности по поручению управляющего директора, HR директора.
• В случае увольнения передать в установленном Обществом порядке все числящиеся под его хранением документы, имущество и прочие ценности.

Требования:

• Опыт работы на административных должностях не менее 1 года.
• Высшее, неполное высшее образование.
• Доброжелательность, способность работать с большим объемом информации.
• Умение выстраивать с коллегами эффективную коммуникацию.

Условия:

• График работы: 5/2, с 09:30 до 18:30.
• «Белая» заработная плата без задержек 2 раза в месяц на карту.
• ДМС со стоматологией после прохождения срока испытания.
• Работа в дружном коллективе.
• Комфортабельное рабочее место в шаговой доступности от метро Чкаловская/Курская.