Офис-менеджер

Обязанности:

• Осуществлять передачу документов между Объектами и Центральным офисом.
• Принимать, регистрировать и передавать по телефону и электронной почте информацию в рамках своей компетенции.
• Организовывать и контролировать выполнение процесса выдачи постоянных и временных пропусков для сотрудников.
• Организовывать прием посетителей.
• Ежедневно проверять кухонный островок в опен-спейс (наличие кофе, чая, молока и порядка в общем), а так же в кабинетах Управляющего директора, Коммерческого директора, Операционного директора, Финансового директора, HR директора.
• Следить за порядком в кабинетах офиса и общих зонах.
• Следить за чистотой и наличием всего необходимого в переговорных комнатах перед/после каждого совещания.
• Производить действия по подготовке к заседаниям, совещаниям в переговорных комнатах.
• Производить материальное, техническое обеспечение.
• Обеспечивать жизнедеятельность офиса (решение всех хозяйственных вопросов, заказ канцтоваров, продуктов, содержание и учёт имущества офиса, взаимодействие с арендодателем, с организациями связи).
• Оповещать участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке мероприятия.
• Обеспечивать учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводить их прием, учет, передачу, хранение.
• Контролировать состояние оргтехники, коммуникаций в переговорных комнатах.
• Организовывать проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.
• Организовывать процесс исполнения запросов на выполнение работ на внос-вынос имущества и внутренних запросов согласно требованиям компании. Обеспечивать контроль сроков исполнения запросов. Вести оперативную базу учета выполнения поступающих запросов.
• Организовывать процесс доступа автомобилей на погрузку-разгрузку и на парковку.
• Координировать работу курьеров.
• Заводить документы по ЦО в Tessa Client касающиеся выполнения обязанностей офис-менеджера.
• Заполнять реестр отправляемых/передаваемых на объекты документов.
• Систематически актуализировать контакты по контрагентам ЦО для запроса сверок и закрывающих документов в рамках своей компетенции.
• Выдавать ТМЦ со склада на объекты по акту приема-передачи, передавать акты в бухгалтерию.
• Осуществлять приемку ТМЦ вместе с сотрудником финансового департамента по централизованным закупкам.
• Осуществлять поиск курьера для отправки ТМЦ.
• Отправлять ТМЦ с оформленными внутренними актами приема-передачи для объектов по централизованным закупкам.
• Отправлять договоры, акты для поставщиков в рамках своей компетенции.
• Согласовывать с финансовым департаментом приобретение ТМЦ для ЦО (чай, кофе, канцтовары и тд): суммы, ЮЛ до момента заказа.
• Заводить счета на оплату в 1С, в рамках своей компетенциии;
• Ежемесячно предоставлять Отчет по Яндекс Такси
• Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, коммерческую тайну.
• Соблюдать деловой стиль одежды в течение всего времени нахождения на рабочем месте.
• Постоянно повышать свой профессиональный уровень.
• Соблюдать правила охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
• Выполнять иные обязанности по поручению управляющего директора, HR директора.

Требования:

• Опыт работы на административных должностях не менее 1 года.
• Высшее, неполное высшее образование.
• Доброжелательность, способность работать с большим объемом информации.
• Умение выстраивать с коллегами эффективную коммуникацию.

Условия:

• График работы: 5/2, с 09:30 до 18:30.
• «Белая» заработная плата без задержек 2 раза в месяц на карту.
• ДМС со стоматологией после прохождения срока испытания.
• Работа в дружном коллективе.
• Комфортабельное рабочее место в шаговой доступности от метро Чкаловская/Курская.