Руководитель аппарата директора

Обязанности:

Организация и контроль работы отдела делопроизводства, приемной генерального директора:

Организация функционирования единой системы делопроизводства Галереи:

• аудит существующей системы, предложение корректирующих мероприятий при необходимости.
• обеспечение единого порядка организации и ведения документооборота в структурных подразделениях
• актуализация внутренних нормативных документов в области документационного обеспечения и делопроизводства
• автоматизация при необходимости процессов документооборота в системе 1С: формирование требований на разработку (доработку), написание ТЗ

Организация подготовки, проведения конферентных/протокольных мероприятий Генерального директора:

• формирование программы мероприятия, сбор информационных материалов у докладчиков и рассылка повестки и материалов участникам мероприятия

Организация постановки задач и поручений, выданных генеральным директором контроль за сроками их исполнения:

• назначение поручений от имени генерального директора решений протокола, распоряжений.
• подготовка и анализ отчетов по исполнительской дисциплине работников.

Административная и информационная поддержка руководителя:

• самостоятельная оперативная подготовка по запросу генерального директора аналитических сводок, справок, информационных материалов, иных документов для работы с государственными, муниципальными органами власти

Требования:

• Высшее образование (профильное) или в/о и наличие диплома о профессиональной переподготовке в области делопроизводства
• Знание стандартов ИСО 9001 («Информация и документация. Управление документами») будет преимуществом
• Релевантный опыт работы от 3-х лет в крупных компаниях
• Знание основ трудового, административного, архивного законодательства РФ, ГОСТов по делопроизводству
• Опыт автоматизации процессов делопроизводства в организации
• Уверенный пользователь ПК, 1С:ДО
• Системный и комплексный подход к выполнению задач, аналитические способности, умение работать с большими объемами информации, высокий уровень грамотности письменной и устной речи
• Знание основ делового этикета, правил деловой переписки

Условия:

• Работа в крупнейшем музее России
• Официальное оформление согласно ТК РФ
• Полностью «белая» заработная плата 2 раза в месяц на карту банка (по результатам собеседования)
• График 5/2 с 9:00 до 18:00, пятница до 15-30
• Рабочее место в пешей доступности от метро Третьяковская
• Премирование по итогам работы за год
• Перспективы карьерного роста
• Действующие коллективный договор и профсоюз, дополнительно защищающие права работников
• Единовременная выплата в размере 20 % оклада к отпуску после 11 месяцев работы
• Бесплатное посещение экспозиций Галереи без ограничений, экскурсий с дотацией от Галереи