Помощник генерального директора, документооборот ЕОСДО

АО "Русатом Химия" входит в структуру Госкорпорации Росатом

Обязанности:

В части документационного обеспечения:

• Обработка входящей и исходящей документации, регистрация и организация хранения.
  • Проведение контроля согласования и нормоконтроля исходящей документации;
  • Обработка организационно-распорядительных документов;
  • Предварительное рассмотрение и ознакомление работников Общества с организационно-распорядительными документами;
  • Проведение контроля согласования и нормоконтроля организационно-распорядительных документов;
  • Организация экспедиционной обработки документов, отправка и доставка корреспонденции;
  • Организация оперативного хранения документов, образующихся в деятельности обществ, в т.ч. архивов договоров и первичной бухгалтерской документации;
  • Организация ведения номенклатуры дел на бумажном носителе и в ЕОСДО;
  • Создание контрольных поручений, оценки качества и приемки отчетов;
  • Подготовка и направление отчетов по исполнительской дисциплине для руководителей.
  • Определение полномочий работников для работы в корпоративных информационных системах;

Проверка и актуализации справочников в системах документооборота, настройки и актуализации шаблонов в ЕОСДО

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора:

• Принимает и распределяет поступающую корреспонденцию на рассмотрение директору, передавать ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для выполнения и предоставления отчетов:
  • Принимает документы и личные заявления, поступающие на подпись у директору.
  • Запрашивает необходимую информацию для подготовки и принятия решения директора.
  • Контролирует своевременное рассмотрение и исполнение структурными подразделениями или конкретным исполнителями документов, поступивших на исполнение.
  • Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору и при необходимости направляет на доработку.
  • Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает полученную информацию в его отсутствие и доводит до его сведения ее содержание.
  • По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы.
  • Выполняет работу по подготовке совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации).
  • Осуществляет контроль за исполнением работниками Общества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
  • Осуществляет организацию и контроль исполнения поручений директора, в т.ч. поручений государственных органов.
  • Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работы.
  • Осуществляет формирования графика директора, организует служебные командировки (оформление документации, закупка билетов и гостиниц, сбор необходимого материала, подготовка отчетных документов), переговоры, участие в мероприятиях, выставках и иных мероприятий.
  • Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений

Требования:

• Опыт работы от 3 лет в помощником руководителя.
• Опыт и знания документооборота в ЕОСДО ГК Росатом.
• Опыт работы с первичной документацией.
• Знание отраслевой системы ЕОСДО.

Условия:

• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• Конкурентная, полностью официальная заработная плата;
• Комфортные условия труда;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 (в пятницу до 16:45) нормированный;
• Место работы: Каширское шоссе, 49 (МЦД-2 Москворечье)
• Полис добровольного медицинского страхования (после прохождения испытательного срока).