Управляющий офисом

Управляющий офисом (создать сильную команду)

Наша сфера – удаленная техподдержка 1С для госучреждений.

Наша география – вся России. Центральный офис в Красноярске в нем работает 350+ сотрудников. В нашей сфере мы самые крупные, 7е в России среди 6700. Имеем также офисы в Краснодаре, во Владивостоке, в Самаре и Екатеринбурге. Сейчас запускаем Иркутск.

Кого надо нанимать?

1. Стажеров 1С. Выпускников и так же студентов последних курсов, готовых к переработкам. Опыт не важен, есть курсы обучения и система наставничества. Сотрудников конкурентов НЕ хантим, воспитываем своих.
2. Менеджеров активных продаж, клиент-менеджеров.
3. Линейных руководителей и ТОП-менеджмент.
4. Партнеров и подрядчиков.

Ваша цель

Укомплектованный штат сотрудников. Думаете все? Нет, он еще должен быть укомплектован КАЧЕСТВЕННО. А это значит, что каждый отдельный сотрудник:

1. С желанием работать. Есть два типа сотрудников. Первый тип идет на работу, чтобы трудиться, развиваться и быть полезным, поэтому он ищет значимую должность с интересными и сложными задачами, чтобы себя проявить – назовем его соратником. Второй же тип идет на работу паразитировать, чтобы больше получать разных благ, при этом меньше работать и залипать в социальных сетях - назовем его пассажиром. Первостепенная задача найма - привлекать соратников и отсеивать пассажиров.
2. С результатами в прошлом. Что это значит? Во-первых, будем отдавать предпочтение результатникам, а не процессникам. И во-вторых у кандидата должны быть достижения в разных областях жизни. К примеру мастер спорта в тяжелой атлетике, либо ТОП1 по продажам из 10 продавцов и т.д. Если у кандидата были большие результаты в прошлом, то скорее всего у него будут большие результаты в нашей компании.
3. Рожден для конкретной должности. К примеру, чтобы быть программистом нужны способности. А именно логический склад ума, который позволит программисту решать сложные задачи, поэтому отбор программистов будем вести через тест на логику. В тоже время продавец должен быть напорист, гибок и активен, чтобы клиента довести до сделки. Данные личные качества будем проверять через кейс, где задача кандидата будет нам что-нибудь продать. Если кандидат рожден для конкретной должности, то он будет справляться, ему будет нравиться его работа и он будет сотрудником на всю жизнь, как следствие текучка будет минимальной. Этот пункт отвечает за точность найма.

Как укомплектовать штат (по этапам)?

1. План найма, приоритеты. Первый шаг – сформировать план найма на месяц, а именно кого надо нанять. Для этого актуализируется орг.структура с директором, откуда станет ясно, каких надо нанимать сотрудников. Далее актуализируется штатное расписание с каждым руководителем по каждому отделу, так определим потребность в рядовых сотрудниках. Итог – список должностей, которые надо закрыть за месяц. Но должностей может быть много 10-20 штук. Из которых может быть пара должностей очень срочных. Поэтому в найме еще важны приоритеты, какие должности кровь из носа должны быть закрыты на текущей неделе. Приоритеты определяются еженедельно, содержат до 2-х срочных должностей. Так как учредитель и руководители всегда заняты, поэтому требуется проактивный УО, который сам будет бегать за ними, чтобы поставить себе задачу по найму на месяц/неделю.
2. Профили должностей и портреты идеальных кандидатов. Определив приоритетную должность. Важно с внутреннего заказчика этой должности (директора, либо руководителя) получить точный профиль должности, где будут: цель должности, как ее достигнуть, какие могут быть сложности, портрет идеального кандидата, от чего будет зависеть зарплата (KPI) и т.д. Профиль должности будем использовать при написании вакансии, а портрет идеального кандидата при отборе кандидатов.
3. Вакансии для соратников. В первую очередь будем привлекать кандидатов с желанием работать именно на этой должности. Для этого в вакансии акцент должен быть сделан на самой работе, на ее сложностях и на ее интересных задачах (вызовах). Вакансия должна быть подробной и понятной и как бы с головой окунуть кандидата в работу, что даст больше соратников. А карьерный рост и зарплата должны зависеть от результатов работы, что отпугнет пассажиров. Все вакансии публикуем на сайтах поиска работы (к примеру, hh.ru) – это пассивный поиск, рассчитывать на него не стоит, так закрывается только 20% вакансий.
4. Активный поиск. Мы чаще используем либо базу резюме hh.ru, либо ВУЗы (берем также студентов на практику, посещаем защиту дипломов, преподаем дисциплины в свободное время от работы и т.д.). Активный поиск — это всегда поиск иголки в стоге сена, поэтому большая часть времени УО уходит на этот этап. Ежедневно совершается около 50 контактов с потенциальными кандидатами по инициативе УО. Эта работа будет в радость только активному, любящему людей, жаждущему новых знакомств, а также с легкостью заводящему новые контакты человеку. Рассмотрим активный поиск на примере базы резюме hh.ru. Он ежедневно проходит в три шага: Первый шаг - это скрининг резюме за сутки, предпочтение будем отдавать выпускникам с профильным образованием, либо с желанием развиваться в нашей сфере, либо ищущих похожие должности. Второй шаг - это телефонный звонок с отбором на искреннее желание работать и отбором на результатника. Завершающий третий шаг - это отправка СМС со ссылкой на электронную анкету.
5. Отбор на анкете. Мы ИТ-компания, поэтому еще с 2014 года ведем разработку искусственного интеллекта (ИИ) для своих нужд. Его цель делать часть рутинной работы за наших сотрудников и даже принимать часть решений за них, итог – рост эффективности. Наш ИИ забрал на себя текущий этап анкетирования и назначения собеседований, а также тестирование на этапе собеседования. После отклика на вакансию, либо после активного поиска на 3м шаге кандидату приходит СМС со ссылкой на электронную анкету. Которую кандидат должен заполнить в течение 2-х часов со своего телефона или компьютера. Сразу после прохождения анкеты, ее результат приходит УО в Telegram, где УО может либо сразу отказать кандидату и ему придет СМС-отказ, либо пригласить на собеседование, где ИИ сам назначит дату и время собеседования кандидату исходя из свободных дат, а затем накануне отправит СМС-напоминание.
6. Отбор на собеседование. Хоть и есть СМС-напоминания, не лишним будет за 1 час до собеседований прозвонить кандидатов, чтобы получить от них устное согласие прийти на собеседование, тем самым повысив явку. Собеседования обычно начинаются с 17:00 и могут затянуться вплоть до 21:00. А часть кандидатов вообще может попросить собеседование после работы, либо в выходные. УО всегда должен подстроиться под кандидата. Перерабатывать вечерами и периодически на выходных для Вас должно быть нормой, так как мы платим не за время, а за кол-во нанятых сотрудников. УО это лицо компании, поэтому только деловой стиль одежды – темный низ, белый верх. У УО должен быть внутренний стержень правителя, чтобы достойно держал марку с кандидатами, а именно был главным на собеседовании. Поэтому будет преимуществом, если Вы уже занимали руководящую должность и на своей шкуре узнали, какого работать со слабыми сотрудниками. Собеседование состоит из 3х частей: Первая часть – это интервью на результаты в прошлом. Вторая часть – это тестирование и кейсы, которые оценивают рожден ли кандидат для конкретной должности, то есть обладает ли нужными способностями и личными качествами. Третья часть – это пересказ кандидатом вакансии, на которую тот претендует. Если кандидат не смог понять текст вакансии, тогда у него будут проблемы с освоением должности, поэтому мы ему откажем. Если кандидат прошел все 3 части собеседования, при этом УО уверен, что кандидат справится с работой, тогда он зовет его сразу выходить на испытательный срок со следующего рабочего дня в статусе стажера.
7. Адаптация. Конечный результат этого этапа – стажер выполнил план испытательного срока (стал полезен для компании), влился в коллектив и хочет работать дальше. Данный результат можно достигнуть только если стажер ежедневно справлялся и в конце рабочего дня хотел прийти на следующий рабочий день. А для этого УО ежедневно должен работать с наставником и самим стажером. Чтобы в итоге стажер стал сотрудником. Почему мы заостряем внимание на этом этапе? Так как испытательный срок в лучшем случае проходит только 1 из 3 стажеров, а без адаптации результаты сильно упадут.

Какие могут быть сложности?

1. Срочная вакансия, а на нее нет подходящих резюме на hh.ru.
2. У руководителя не приживаются стажеры от Вас.
3. Удаленно собрать команду для филиала в другом городе. С наведением справок.
4. и т.д. Вам предстоит самостоятельно находить и принимать решения и нести за них ответственность.

Условия:

Фикс по KPI 70 000 рублей в месяц + Квартальные премии по результатам найма новых сотрудников. Возможен рост до заместителя директора или руководителя отдела персонала.

Ищем УО-соратника, который топит за рост и ориентирован работать в долгую. Найм в ИТ сфере – это ключевой участок, на котором должен стоять самый продуктивный сотрудник, он задает темп и нанимает только продуктивных, как и он сотрудников.