Старший специалист по административным вопросам

СРОЧНЫЙ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

по 31.10.2025 года (для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности Работодателя – реализации Программы устранения узких мест).

Обязанности:

• Организовывать проведение необходимых тендеров в рамках тендерных процедур КТК, осуществлять подготовку, заключение и пролонгацию договоров по найму помещений для офисов, их технического обслуживания и содержания всех инженерных коммуникаций, договоров на строительные и сервисные работы в офисах, включая интерьер и дизайн.
• Контролировать договоры на услуги архивов, курьерские услуги, услуги по изготовлению сувенирной продукции, обслуживание кофейных аппаратов, поставку канцелярских принадлежностей, все другие сопутствующие договоры по сервисному обслуживанию офисного оборудования имущества и т.д.
• Обеспечивать проверку отчетной документации подрядчиков и подтверждение оказания услуг, выполнения работ и поставки ТМЦ в рамках заключенных договоров отдела. Визировать передающиеся на подписание финансовые и отчетные документы.
• Готовить ежегодный бюджет административных расходов и осуществлять бюджетный контроль затрат по своему направлению.
• Участвовать в ежегодной инвентаризации, готовить акты ввода в эксплуатацию мебели и оборудования.
• Отвечать за выполнение правил пожарной безопасности, организовывать тренинги и инструктажи по технике безопасности и пожарной безопасности, проводить вводный инструктаж для новых работников с росписью работников в журналах.
• Работать в формате системы управления электронным документооборотом и базы данных, участвовать в совершенствовании системы и распространении ее в других отделах.
• Контролировать и руководить работой секретарей по приему посетителей, горничных и техников в офисе с оформлением графика работ.
• Осуществлять взаимодействие с Арендодателями, заблаговременно размещать заявки на мероприятия.
• Организовывать обеспечение рабочих мест для работников, комплектование необходимым оборудованием, мебелью, техникой.
• Заведовать помещением, где хранятся канцелярские товары, организовывать сбор заявок и приобретение канцелярских принадлежностей, расходных материалов для офисного оборудования, оргтехники. Оформлять необходимые заявки в электронных системах на закупку ТМЦ и согласование расходов.
• Организовывать печать бланков Компании, буклетов, визиток и т.д. с выдерживанием фирменного стиля.
• Организовывать заключение договоров на изготовление печатей и штампов.
• Формировать заявки и организовывать приобретение журналов, газет, а также специальной литературы для структурных подразделений.
• Заключать, вести и осуществлять контроль затрат по договорам на организацию горячего питания в офисах и на НПС для работников.

Требования:

1. Высшее техническое образование.
2. Опыт административно-хозяйственной деятельности не менее 4 лет на аналогичной должности.
3. Наличие следующих навыков и опыта:

• опыт проведения тендеров;
• опыт подготовки и заключения контрактов, работы с поставщиками;
• опыт эксплуатации и обслуживания инженерных систем зданий и офисных помещений;
• опыт организации и контроля проведения ремонтных и отделочных работ;
• знание основ делопроизводства и опыт работы с системами электронного документооборота;
• базовые знания бухгалтерского учета, знание правил оформления первичных и отчетных бухгалтерских документов;
• опыт подготовки бюджета уровня подразделения;
• умение работать в команде и осуществлять эффективное взаимодействие с большим кругом специалистов;
• знание основ законодательства в сферах техники безопасности и пожарной безопасности;
• опыт проведения инструктажей по технике безопасности и пожарной безопасности.
• отличное знание программ пакета MS Office, базовые знания по компьютерной графике, опыт заказа и подготовки печатной продукции.
• хорошие навыки общения, опыт решения конфликтных ситуаций.

Условия:

• Оформление по ТК РФ;
• ДМС и страхование жизни;
• Бесплатное питание;
• Премия по итогам года.