Бизнес-ассистент/ Руководитель аппарата ассистентов

АКТИВНО ищем Управляющего делами/ Руководителя аппарата ассистентов (для собственника) в нашу команду

Мы предлагаем отличные условия с доходом выше рынка и перспективой карьерного роста:

• Зарплата от 200 000 руб. (точная сумма обсуждается с финальным кандидатом);
• Карьерное развитие внутри компании и возможность влиять на свой доход;
• Крутой доброжелательный молодой коллектив;
• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня;
• Полную занятость 5/2 (понедельник-пятница) с возможностью обсудить гибкое начало и окончание рабочего дня, готовность быть на связи 24/7;
• Неформальные встречи, корпоративные мероприятия, подарки к праздникам и другие элементы корпоративной культуры.

Чем предстоит заниматься:

1. Управлять работой ассистентов:

- корректное распределение задач между ассистентами;

- расстановка приоритетов по задачам;

- контроль работы и вовлеченности ассистентов.

2. Выполнять бизнес-задачи:

• Ведение финансовых отчетов по всем проектам;
• Составление технических заданий и чек-листов;
• Ведение календаря встреч руководителя;
• Поиск информации в Интернете, анализ и ее систематизация;
• Обработка входящую корреспонденции, сбор, анализ и систематизация информации, необходимой Руководителю, и предоставление её в готовом виде;
• Контроль исполнения поручений, которые были даны другим сотрудникам;
• Организация деловых переговоров, согласование времени и места встреч, сопровождение на них Руководителя и ведение протокола мероприятий;
• Рассмотрение и обработка предложений, запросов, жалоб и других обращений от сотрудников компании, подрядчиков, клиентов;
• Подготовка аналитической информации по запросу Руководителя (мониторинги, сбор коммерческих предложений, сведение отчетов);
• Построение отношений с внешними подрядчиками. Поддержание связей с деловыми партнерами, поставщиками и подрядчиками путем ведения переписки и общения с ними по телефону.
• Поиск и заключение контрактов с подрядчиками;
• Выполнение бизнес-поручений Руководителя.

3. Выполнять личные задачи Руководителя:

- Ведение финансовых отчетов, контроль расходов;

- Электронное и бумажное архивирование документов;

- Контроль и продление заграничных паспортов, виз, ВНЖ, мед. страховок;

- Тревел-сопровождение для семьи с подбором гостиниц, бронированием билетов, трансферов, гидов, водителей.

- Транспорт и водители: контроль графика работы водителей, ТО, ведение отчета расходов, проверка и обеспечение всем необходимым в машинах (вода, салфетки);

- Выполнение АХО задач: контроль оплаты коммунальных услуг, закупки, контроль работы инженерных систем;

- Контроль исполнения задач домашним персоналом, включая уход за собакой, покупка корма и тп.

На что мы будем обращать внимание при выборе нового человека, который придет к нам в команду:

• Опыт работы Ассистентом от 5 лет, опыт работы Руководителем аппарата от 2 лет;
• Умение делегировать задачи;
• Глубокое погружение в задачи, качественный анализ информации;
• Высокие коммуникативные навыки, умение договариваться и находить решение;
• Грамотное ведение деловой переписки, умение составлять письма и отчеты;
• Организованность, исполнительность, внимание к деталям, ответственность, самостоятельность, лояльность, стрессоустойчивость и гибкость;
• Умение делегировать задачи и устанавливать дедлайны;
• Умение работать в режиме многозадачности, распределить потоки информации, прогнозировать, думать на шаг вперёд;
• Умение организовать любой процесс взаимодействия с минимальными временными затратами;
• Высокий уровень грамотности (нужно осуществлять проверку переданных документов на подпись);
• Управленческий опыт;
• Опыт принятия решений от имени руководителя, часто в объемных бизнесовых задачах.