Ассистент в event-агентство (удаленная работа)
Adventure Lab — камерное event и mice агентство. Мы специализируемся на организации корпоративных выездных мероприятий за рубежом и в России.
У нас небольшая молодая команда из 10 человек. Мы поддерживаем доверительные и уважительные отношения, всегда готовы помочь друг другу, открыты к обратной связи, ценим каждого члена команды и заинтересованы в его развитии.
Мы ищем ассистента для руководителя и команды, который закроет значимую часть бытовых и административных вопросов, будет первой точкой контакта с агентством и поможет в реализации нашей маркетинговой стратегии.
Руководитель Adventure lab, с которым большей частью предстоит работать ассистенту - предпринимательница с 9-летним опытом, самостоятельно с нуля выстроившая успешный международный ивент-бизнес, путешественница с опытом 30+ стран и профессионал в сфере ивента и клиентского сервиса.
Важно: это не вакансия event-менеджера или smm-менеджера; мы ищем именно ассистента, с который пройдем совместный долгий путь в управлении и развитии компании. Если вам интересен event - эта вакансия вам не подходит. Если вам интересно ассистирование, бизнес-процессы, документооборот, административные задачи - вы нашли свой идеальный вариант.
Задачи ассистента:
- контроль почты, ответы на любые входящие письма;
- прием входящих звонков, в том числе первого звонка от клиентов;
- выполнение личных и рабочих задач от руководителя агентства (от записи на маникюр до организации отпуска);
- различные административные задачи (забронировать коворкинг, координация корпоративного английского, организация подарков, работа с курьерскими службами, покупка билетов на проекты, бронирование отелей);
- работа с документами: подготовка договоров, счетов, сбор актов, систематизация и хранение документов, подписание документов;
- оплата счетов;
- контроль работы аутсорс-бухгалтеров;
- помощь event-менеджерам с различными задачами (например, с проверкой объемных данных в таблицах, с поиском и систематизацией информации, поиск подрядчиков, сбор предложений);
- ведение всех расходов организации, подготовка ежемесячной финансовой отчетности;
- задачи по сайту (работа с копирайтером и с дизайнером по добавлению новых статей) и другие маркетинговые задачи;
- ведение портфолио агентства, систематизация всех фото и видеоматериалов с проектов;
- другие задачи, которые могут появляться в ходе работы.
Наш идеальный кандидат на должность ассистента:
- обладает грамотной речью;
- обладает сильными коммуникативными и переговорными навыками;
- умеет планировать и приоритизировать;
- умеет принимать обратную связь и работать над ошибками;
- проактивен и инициативен;
- ладит с ПК, гуглом, таблицами и документами;
- владеет английским на уровне минимум B2;
- понимает, как устроена работа с документами и бухгалтерией и готов в этом копаться;
Условия
- удаленная работа пн-пт с 10.00 до 19.00 (в редких случаях ненормированный рабочий график);
- оклад 70 000 рублей;
- возможны ежеквартальные премии; можно рассчитывать на 80-100 тысяч рублей при должной отдаче;
- карьерный рост в течение 1,5-2 лет работы в сфере менеджмента;
Важно:
Пожалуйста, добавьте подробное сопроводительное письмо к отклику. В первую очередь мы обращаем внимание именно на сопроводительное письмо и отдаем откликам с ним наибольшее предпочтение.
Тестовое задание:
Составьте запрос в отель на основе сообщения, полученного от клиента, на английском языке. Учтите, что до этого вы запрашивали только доступность номеров, другой информации от отеля у вас нет.
коллеги добрый день у нас прояснились вводные по нашей поездке. поедет 25 человек, включая нашего директора и его новую даму. нам обязательно надо предусмотреть белое сухое вино на ужин для нее. также она не будет участвовать в конференции и никаких деловых мероприятиях, можно поискать конные прогулки или что-то такое недалеко от отеля, только чтобы было не больше 2 часов дороги в одну сторону и предусмотрите такси. жить будут по 2 человека в номере раздельно все, кроме генерального с дамой, Иванов наш коммерчсекий живет один, но номер с нормальной кроватью нужен, большой) еще нужны будут сапы, 3 мы везем с собой, надо взять еще будет в аренду у отеля сколько их есть, но это уже после конференции активность. конференц зал нам нужен на 4 часа, обязательно с кофе брейком завтраки нужны в отдельной зоне на всех, обедаем в отеле, для ужина давайте посмотрим что то другое рядом. еще нужна баня после сапов на всех, и давайте что то из еды и пиво туда закажем.
еще: коммерческом у в номер подготовьте бутылку виски, а у дамы генерального будет день рождения, нужен будет букет. еще ждем расчеты по гала ужину и кроличьей ферме в горах.
Мы ждем от вас:
- Резюме с описанием ваших навыков и опыта;
- Сопроводительное письмо в виде сообщения;
- Выполненное тестовое задание в формате pdf.
