Специалист по документообороту (инженерная служба)

Обязанности:

• Знание основ делопроизводства, документооборота, договорной работы;
• Знание общих процессов контрактования и учета договорных документов;
• Отслеживание сроков Договоров, иных документов;
• Систематизация и обобщение информации о заключенных договорах, ведение реестра договоров отдела;
• Ведение архива документации отдела;
• Подготовка документов для внутреннего и внешнего аудита;
• Ведение переговоров с контрагентами по вопросам представления документов, необходимых для заключения или продления договора;
• Контроль соблюдения и исполнения условий договоров поставки товаров или предоставления услуг;
• Отслеживать сроки действия договоров, заблаговременно сообщать руководителю о соглашениях, требующих решения вопроса о продлении;
• Организовывать обмен с контрагентами документами первичного учета, подтверждающими исполнение обязательств по договору;
• Организовывать согласование и допуск контрагентов на территорию ООО «АйЭмТи»;
• Подготовка закупочной документации для проведения процедур выбора поставщиков и закупки;
• Разработка технических заданий на поставку канцелярских товаров, хозяйственных товаров и прочее;
• Подготовка данных для выбора поставщика товаров и услуг;
• Составление сводных учетных и отчетных документов;
• Организовывать, готовить и осуществлять контроль по еженедельной отчетности по направлению деятельности;
• Ведение и планирование бюджета отдела;
• Выполнять задачи, поставленные Руководителем, а также вышестоящим руководством, в рамках деятельности Подразделения, соблюдая установленные требования (срок, качество выполнения и прочее);
• Информировать Руководителя о ходе плановых работ, возникающих отклонениях/нарушениях установленных требований;
• Обеспечивать подготовку и своевременное предоставление отчетных и статистических материалов, других сведений и информации в соответствии с указаниями Руководителя;
• Выполнять отдельные поручения Руководителя в пределах своей компетенции.

Требования:

• Знание основных видов договоров;
• Опыт работы с договорами и ведения до претензионной работы;
• Опыт работы в написании писем, служебных записок и прочих документов;
• Знание основ делопроизводства;
• Знание основ формирования пакета закупочной документации;
• Навык формирования технических требований (технического задания) к закупаемой продукции;
• Знание MS Office (word, exсel, outlook), 1С, SAP;
• Знание основных принципов учета и списания МТР, складских запасов, ЗИП.

Условия:

• Оформление в штат в соответствии с ТК РФ;
• Место работы в ОЭЗ Алабушево, г. Зеленоград, в пешей доступности от ж/д станции «Алабушево» (30-50 минут на электричке от Ленинградского вокзала);
• График работы сменный: 5\2.