Ассистент/помощник руководителя

Обязанности:

• Корреспонденция: отправка, получение, ведение реестра
• Мероприятия:

  1) составление, рассылка (почта/вотс ап), корректировка писем-приглашений; коммуникация со спонсорами, ведение спонсоров до закрытия проекта;

• 2) составление и ведение статуса по проекту (телефонные переговоры, переписка, систематизация информации в таблицы)

• 3) подготовка и заполнение договоров:

  - ГПХ;

  - Добровольцы;

  - Спонсорские (в части заполнения инфо о мероприятии, пакетах, реквизитов);

  - с поставщиками (в части заполнения инфо о мероприятии, реквизитов);

  4) выписка ж/д и авиа билетов, составление логистической таблицы;

  5) заказ трансферов;

  6) бронирование номеров;

  7) организация кофе-брейков и ужинов

  8) организация он-лайн трансляции мероприятия, вкл. техническую поддержку;

  9) взаимодействие со спикерами/врачами и приглашенными специалистами на мероприятие;

  10) подготовка отчетной документации спонсорам по мероприятию: программы, списки участников, всего, что входит в состав спонсорского пакета;

  11) формирование папки проекта;

  12) сайт – взаимодействие с ответственным лицом, отправка анонса/отчета по мероприятию, проверка размещения

  13) Оформление командировочных отчетов (чеки, такси, билеты, отчет по шаблону)

• Поддержание жизнедеятельности офиса:

• 1) заказ воды;

• 2) заказ Комус;

• 3) пропуска, заявки;

• 4) мониторинг почты и вотс апа;

• 5) заказ цветов/транспорта/бронирование столиков в ресторанах;

• 6) выполнение иных поручений руководителя

Требования:

• Опыт работы ассистентом от 1 года
• Уверенное владение ПК, включая MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• умение думать, высокая обучаемость, совместимость с руководителем
• грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и делового общения
• Внимательность, исполнительность, ответственность, стрессоустойчивость
• Высокий уровень самоорганизации и способность работать в условиях многозадачности

Условия:

• трудоустройство по ТК РФ
• График работы 5/2 (пн.-пт.), с 10-00 до 19-00
• 2 месяца - испытательный срок
• работа в молодом дружном коллективе