Ведущий специалист по документообороту

О нас:

• Мы, Компания Адвантум, уже более 20 лет занимаемся разработкой программного обеспечения. Большая часть наших проектов – высоконагруженные системы мониторинга и контроля за различными транспортными средствами, диспетчеризация, планирование и оптимизация перевозок.
• Мы работаем с заказчиками различного уровня (от среднего до очень высокого), среди которых крупные логистические компании, известные ритейлеры, исполнительные органы власти.
• Мы делаем по-настоящему крутые ИТ-продукты. Разрабатывать востребованный продукт – прекрасно.

В связи с расширением открываем вакансию

ВЕДУЩИЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ/АССИСТЕНТ ОФИСА

Предстоящие задачи:

1. Организация и контроль работы по подписанию документов (договоры, акты и др.):

• Ведение процесса согласования договоров между отделами компании.
• Контроль сроков и статусов согласования договоров.
• Ведение процесса подписания договоров со стороны компании.
• Предоставление в рамках своих полномочий документов компании по запросам клиентов для заключения договоров.

2. Работа с договорами/контрагентами:

• Ведение архива подписанных документов (договоров, актов и др.) в электронном и бумажном виде.
• Контроль за получением экземпляров компании от контрагентов (на бумажном носителе).
• Обеспечение быстрого доступа к архивным документам по запросу.
• Подготовка претензионных документов по шаблону.
• Подготовка в рамках своих полномочий дополнительных соглашений, писем и прочей документации.

3. Взаимодействие с внутренними и внешними сторонами:

• Отправка и прием почтовых отправлений, включая курьерскую доставку.
• Работа со входящей/исходящей корреспонденцией, ведение реестра.

4. Административные функции:

• вести делопроизводственную работу общества (сшивать, сканировать, подготавливать документы на подпись).

5. Функции в рамках финансового департамента:

• контроль дебиторской задолженности, взаимодействия внутри компании в рамках ДЗ.
• подготовка отчетов по поручению непосредственного руководителя / другие распоряжения.

Ожидаемые навыки:

• Высшее образование (желательно юридическое или в области документационного обеспечения управления).
• Опыт работы на аналогичной должности (делопроизводитель, специалист по делопроизводству, помощник юриста) не менее 2-х лет обязателен.
• Обязателен навык работы с почтовыми сервисами, электронными базами данных.
• Будет преимуществом опыт работы с 1С и Диадок, а также Битрикс.
• Желателен с опытом создания либо участия создания документооборота с нуля.
• Навыки редактирования документов в соответствии с нормами делопроизводства и русского языка.
• Знание Excel на уровне уверенного пользователя;
• Готовность работать с большим объемом информации.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство. Мы ответственный работодатель и выплачиваем белую зарплату на банковскую карту два раза в месяц (а не в конверте) и делаем все налоговые отчисления. Полное соблюдение ТК РФ (отпуска, больничные и т.п.).
• Гибкий график (гибкое начало рабочего дня и окончания). Работа в нашем комфортном светлом офисе — в Москве, 5ти минутах от метро Беговая. Пятидневная рабочая неделя.
• Думаем о комфорте сотрудников. Минимум рабочих совещаний, отсутствие дресс-кода, слышим индивидуальные разумные пожелания.
• Достойный уровень заработной платы, обсуждается по результатам собеседования. Готовы выстроить диалог исходя из Ваших финансовых пожеланий, с Вашей готовностью взять ответственность за собственный результат.