Секретарь приемной генерального директора

Обязанности:

• Организационное обеспечение приемной генерального директора:
  • качественное и своевременное выполнение поручений руководителя; подготовка и организация совещаний руководителя (постановка встречи в календарь, сбор участников и материалов);
  • контроль за графиком встреч, оперативное реагирование на изменение в расписании;
  • организация командировок генерального директора, оформление закрывающих документов;
  • ответы на телефонные звонки, консультация внешних контрагентов по телефону, распределение потока поступающих запросов по телефону на ответственных сотрудников Общества;
  • организация приема гостей и посетителей приемной руководителя и т.д.
• Обеспечение документооборота Общества:
  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация, учет, хранение, оформление писем и т.д.);
  • ведение реестра зарегистрированных писем/служебных записок/приказов/протоколов, журнала ДСП и КТ форм;
  • работа в системе электронного документооборота (оформление карточки документа, регистрация в системе, направление ответственным лицам);
  • оперативное отслеживание корпоративной почты Общества, своевременное направление писем/запросов адресатам и контроль за их исполнением;
  • организация приема внешних писем на бумажном носителе;
  • подготовка и передача документов на архивное хранение/уничтожение.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы помощником руководителя/секретарем в крупной компании от 3-х лет.
• Знание электронного документооборота.
• Навыки работы с программами: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Adobe Acrobat, желательно КСЭД, SAP.
• Опыт работы по контролю за исполнением поручений.
• Коммуникабельность, ответственность, высокая скорость мышления, многозадачность, умение держать в голове несколько задач и их оперативно исполнять, умение работать с большими объемами информации, грамотная речь, гибкость ума, ответственность, готовность к монотонной работе.
• Желательно знание английского языка на уровне не ниже intermediate.
• Навыки работы с документами служебного пользования.
• Дополнительно приветствуются профессиональные курсы секретарей.

Условия:

• Работа в Дочернем обществе ПАО «НК «Роснефть».
• Оформление по ТК РФ.
• Годовое вознаграждение по итогам работы за год.
• Ежегодная индексация заработной платы.
• ДМС и страхование от несчастных случаев 24/7.
• Дополнительные программы мотивации и социальной поддержки работников.
• График работы 5/2 пн-пт, 1 неделя с 08:00 до 17:00, 2 неделя с 10:00 до 19:00.
• Офис м. Шаболовская, м. Октябрьская.