Бизнес-ассистент генерального директора

АО "ИНЛАЙН ГРУП", аккредитованная IT-компания, занимающая лидирующие позиции на российском рынке системной интеграции и ИТ-консалтинга, приглашает соискателей на позицию «Бизнес-ассистент генерального директора»!

Что мы ожидаем от кандидата:

• Опыт работы на аналогичной должности не менее 3х лет
• Высшее образование
• Владение нормами деловой переписки, делового этикета
• Знание делопроизводства (для подготовки писем, справок, проектов приказов и др. документов)
• Опытный пользователь программ Microsoft Word, Excel (со знание работы со сводными таблицами), PowerPoint, Outlook, Visio
• Пользователь 1С
• Опытный пользователь копировально-множительной техники
• Стрессоустойчивость
• Готовность работать в режиме многозадачности, нацеленность на результат
• Высокая степень ответственности
• Соблюдение в работе принципов неразглашения конфиденциальной информации
• Аккуратность
• Честность
• Коммуникабельность
• Дисциплинированность
• Пунктуальность
• Настойчивость

Что будет входить в обязанности:

• Организация рабочего дня руководителя, ведение рабочего календаря в MS Outlook.
• Планирование и организация деловых встреч руководителя, подготовка материалов ко встречам, бронирование кафе и ресторанов для проведения деловых встреч, организация встреч в формате онлайн и вкс (через системы видеоконференцсвязи), протоколирование встреч по поручению руководителя.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями компании по передаче им поручений руководителя и контроль их исполнения.
• Прием документов на подпись Руководителю.
• Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.
• Подготовка документов по поручению руководителя (письма, отчеты).
• Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя.
• Использование в работе 1С для получения и анализа данных по поручению руководителя (1С Документооборот, ЗУП, ERP).
• Выполнение печатных и копировальных работ.
• Хозяйственная поддержка руководителя: закупка чай, кофе, стаканов, сливок, канцелярских принадлежностей, визиток).
• Прием и фильтрация телефонных звонков и электронных писем Руководителя.
• Тревел-поддержка руководителя: отслеживание оформления командировок, выписывание авиа и жд билетов, бронирование гостиниц, бронирование столиков в ресторанах мест пребывания для деловых встреч).
• Работа с личными кабинетами компании на различных ресурсах гос. органов с использованием ЭЦП руководителя
• Отслеживание срока действия ЭЦП руководителя, взаимодействие со службами технической поддержки компании для своевременного пролонгирования ЭЦП руководителя.
• Контроль подписания документов ЭЦП руководителя на ресурсах ЭДО.
• Координация ежегодного мероприятия по подведению итогов прошедшего года (оформление презентационных материалов, взаимодействие с руководителями внутренних подразделений компании по вопросам подготовки презентационных материалов), взаимодействие с отделом маркетинга по подготовке мероприятия.
• Проведение новогодней кампании по поздравлению заказчиков и партнеров с новым годом (подготовка вариантов подарков, сбор информации от коллег по количеству, взаимодействие с поставщиками по заказу подарков, выдача коллегам).

Что мы предлагаем:

• Конкурентный уровень заработной платы (уровень компенсации зависит от уровня знаний и опыта и определяется по результатам собеседования).
• Мы заинтересованы в развитии своих сотрудников и долгосрочном сотрудничестве.
• Оформление по ТК РФ в штат стабильной аккредитованной IT – компании.
• ДМС после испытательного срока.
• Работа в современном офисе в районе Москва-Сити (в шаговой доступности от мцк. Шелепиха), оборудованная кухня, кофе, чай, фруктовые понедельники.
• Полная занятость, полный день.