Секретарь/помощник руководителя

Обязанности:

• Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Работа в 1С документооброт
• Организация приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
• Планирование рабочего дня руководителя (организация намеченных встреч);
• Ведение электронного журнала занятости переговорных и конференц- залов в программе офисного приложения;
• Участие в организации видеоконференций;
• Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю;
• Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• Ответы на телефонные звонки, фиксация и передача служебной информации руководителю, организация проведения телефонных переговоров руководителя;
• По поручению руководителя составление писем, запросов, другие документов;
• Оформление документов для участия руководителя в различных форумах и др. мероприятиях;
• Организация командировок руководителя (покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.);
• Своевременное обеспечение бесперебойной работы приемной (канцелярскими принадлежностями, чай/кофе и т.д.);
• Выполнение отдельных поручений руководителя.
• Организация мероприятий (совместно с HR отделом): концепции, идеи, сценарии; составление смет и календарных графиков;
• Привлечение подрядчиков и управление их работой;
• Согласование работ с другими отделами ГК «КВС»;
• Обеспечение своевременного составления, утверждения, представления отчетной документации о результатах проведения мероприятий;

Требования:

• Грамотная устная и письменная речь;
• Высшее образование;
• Аналогичный опыт работы не менее 3 лет;
• Умение управлять тайм-менеджментом;
• Активность, позитивный настрой, пунктуальность, организованность;
• Опыт взаимодействия с подрядчиками (рекламные агентства, дизайнеры, подрядчики и пр);
• Проактивность - стремление предлагать решения;
• Гибкость, умение находить нестандартные подходы, соблюдение субординации, неконфликтность.
• Владение 1С документооборот, пакетом MS, Outlook.

Условия:​​​​​​​

• Иногородним предоставляем жилье (формат коливинг)
• работа в динамично развивающейся компании (входим в ТОП-10 лучших строительных компаний Санкт-Петербурга)
• официальное оформление с первого дня работы и все соц. гарантии по ТК РФ
• график работы 5/2 с 09:00 до 18:00 (в пятницу до 17:00)
• Корпоративная ипотека!!! (компенсация части суммы ежемесячного платежа по ипотеке)
• скидки для сотрудников на приобретение квартир в проектах компании
• забота о сотрудниках: уникальные предложения для здоровья, семьи, саморазвития и отдыха
• насыщенная корпоративная жизнь: проводим лекции на темы строительства, недвижимости и ЖКХ, корпоративные мероприятия, внутренние и отраслевые конкурсы
• спортивные программы: у нас есть собственная хоккейная команда, мы участвуем в соревнованиях по бегу, в велопробегах и многое другое
• современный комфортный офис в 10 минутах от метро Лесная