Офис-менеджер

Обязанности:

• Обеспечение хозяйственной деятельности офиса: поддержание чистоты, контроль и закупка канцелярии, хоз.товаров, продовольственных товаров (чай, кофе), контроль срока годности и комплектности аптечного набора, уход за цветами (полив, подкормка, приглашение консультантов по уходу), контроль чистоты офиса и оборудования (мытье посуды, поддержание чистоты в холодильнике, контроль свежести продуктов, профилактическая разморозка холодильной камеры;
• Обеспечение состояния ухоженности и порядка (расстановка стульев, контроль в течение дня за порядком, оперативное взаимодействие с БЦ по уборке пола, выносу мусора)
• организация деятельности офиса по техническим направлениям - работоспособность техники (принтеры, кухонная техника) - при необходимости приглашение специалистов для обслуживания
• делопроизводство, регистрация корреспонденции, отправка писем и документации, работа с электронным документооборотом, взаимодействие с почтовой службой по отправке, отслеживание трек-номеров
• контроль календаря компании, встреча гостей, отслеживание, напоминание, знание расписания
• контроль и обеспечение работоспособности пропусков сотрудников;
• взаимодействие с администрацией БЦ, написание необходимых заявок;
• выполнение поручений директоров и руководителей проектов;
• организация видеоконференций
• организация очных совещаний (вода, чай, кофе и т.д.)
• подсчет рабочего времени сотрудников;
• подготовка документации, таблиц по запросу, на основании выданных шаблонов или предоставленных разъяснений;
• работа с коммерческими предложениями - систематизировать материал в таблицу;
• прием звонков, регистрация звонков, и передача информации по звонкам руководителям;
• организация встречи посетителей, угощение чаем/кофе;
• организация корпоративов, сбор КП, нескольких вариантов для сравнения, согласование с руководством. При организации необходимо договориться со всеми инстанциями, заключить договора при необходимости, произвести согласование оплат;
• организация сбора средств на дни рождения и праздники;
• инициативность в ведении задач, при необходимости напоминание ответственным лицам о поставленных задачах;
• контроль сроков поставленных и выполняемых задач;
• обязательно прописывать в задаче о ходе решения вопросов, ключевых моментах, для информирования всех участников и понимании происходящего по данному вопросу;
• встреча новых сотрудников, организация рабочего места.

• создание уютной атмосферы,
• рационализаторские предложения,
• организация поздравлений и закупки подарков: 19 июля ДР компании, Новый год (Тайный Санта), 8 марта, 23 февраля, корпоратив в честь дня строителя и дня проектировщика и аналогичных
• организация корпоративов.

Требования:

- Законченное высшее образование.

- Грамотная речь.

- Владение офисными программами.

Условия:

• Рабочий день пн-пт (работа в офисе, гибрид возможен по запросу).
• Официальное оформление.
• Бесплатная кофемашина и чай, моложавое юмористическое руководство, возможность сформировать и возглавить собственное направление, привязанность з\п к прибыли в том числе, просторный офис недалеко от Смольного. Поддержка инициативы. Ежеквартальные и ежегодные премии.
• Самая современная компьютерная техника и программы. Возможность получения Ай-ти ипотеки под 3 %. Возможность отсрочки от мобилизации в связи с ай-ти деятельностью. Ждем вас!