Помощник/ассистент руководителя

Хотите стать частью команды, которая меняет жизнь людей?

Компания Фарм-Формат - это надежный партнер для медицинских учреждений. Мы предлагаем широкий ассортимент медицинского оборудования и расходных материалов. Специализируется на поставке медицинского оборудования и расходных материалов для различных медицинских учреждений.

В связи с кратным ростом компании открыта вакансия помощника руководителя.

Мы предлагаем:

• Стабильную работу в крупной компании: Офис в центре города, график 5/2 с 9:00 до 18:00, комплексные обеды.
• Достойную заработную плату: Оклад от 40 000руб + премии по результатам работы.
• Возможности для профессионального роста: Мы ценим инициативу и готовы инвестировать в развитие наших сотрудников. Возможность роста до руководителя подразделения.
• Дружный коллектив: У нас команда профессионалов, объединенных общей целью. Адекватное, умеющее слушать и слышать руководство, которое всегда открыто к диалогу.

Ваши задачи:

• Организация рабочего времени:

- Планирование и координация расписания руководителя.

- Подготовка и организация встреч, совещаний и конференций.

- Напоминание о важных событиях и сроках.

• Документационное сопровождение:

- Подготовка и оформление служебных писем, отчетов и других документов.

- Ведение делопроизводства и архивация документов.

- Обработка входящей и исходящей корреспонденции.

• Поддержка руководства:

- Выполнение поручений руководителя, включая подготовку материалов для встреч.

- Сбор информации и подготовка отчетов по запросу руководства.

- Помощь в решении текущих вопросов и проблем.

• Организация поездок:

- Бронирование билетов, гостиниц и транспортных услуг для сотрудников.

- Подготовка маршрутов и планов поездок.

• Обработка информации:

- Ведение базы данных и документации.

- Подготовка презентаций и отчетов по запросу.

- Сбор и анализ данных для подготовки отчетов и презентаций.

- Мониторинг рыночной ситуации и конкурентной среды.

• Координация проектов:

- Участие в организации и реализации проектов.

- Контроль за сроками выполнения задач и соблюдением бюджета.

• Организация работы офиса:

- Обеспечение эффективного функционирования офисных процессов.

- Обеспечение работы офисной техники (копировальных машин, факсов, принтеров).

- Заказ канцелярских товаров и других необходимых ресурсов.

• Финансовое управление:

- Ведение учета расходов офиса, контроль за бюджетом.

- Заключение договоров с поставщиками товаров и услуг, контроль за их выполнением.

• Коммуникация и поддержка:

- Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции.

- Установление и поддержание контактов с клиентами, партнерами и другими внешними организациями.

• Организация мероприятий:

- Планирование и проведение корпоративных мероприятий, совещаний и встреч.

- Подготовка необходимых материалов и обеспечение технической поддержки.

• Закупки и снабжение:

- Заказ канцелярских товаров и других ресурсов, необходимых для работы офиса.

- Поиск и оценка новых поставщиков.

- Заказ необходимых материалов и услуг для офиса.

• Поддержка HR-процессов:

- Участие в процессе подбора персонала, организация собеседований.

• Обеспечение порядка и безопасности:

- Контроль за соблюдением правил внутреннего распорядка и безопасности на территории офиса.

- Организация мероприятий по охране труда и технике безопасности.

- Контроль за чистотой и порядком в рабочем пространстве.

- Организация работы вспомогательного персонала (если таковой имеется).

• Анализ и отчетность:

- Подготовка отчетов о работе офиса и анализ эффективности процессов.

- Выработка предложений по улучшению работы офиса.

Наши ожидания:

• Опыт работы на аналогичной позиции (помощник руководителя, офис-менеджер) от 1 года.
• Знание современных офисных технологий и программ
• Умение работать с базами данных, системами учета и CRM-системами (желательно).
• Уверенное владение MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Навыки ведения делопроизводства и документооборота.
• Опыт организации деловых поездок и мероприятий.
• Отличные коммуникативные и организационные навыки.
• Умение работать в условиях многозадачности и стрессовых ситуациях.
• Высокая степень ответственности и самоорганизации.
• Способность к быстрому обучению и адаптации к изменениям.
• Навыки аналитического мышления и решения проблем.
• Ориентированность на результат и клиентоцентричность.

Вы – наш идеальный кандидат, если:

• Вы позитивно смотрите на мир и открыты новому.
• Вы амбициозны и стремитесь к достижению высоких результатов.
• Вы дисциплинированный и ответственный человек, на которого можно положиться. Нам нужен человек, который ищет и находит решения, а не оправдания и причины, почему это не работает.
• У вас хорошее чувство юмора
• Вы готовы брать на себя ответственность и принимать решения.
• Вы умеете работать в режиме многозадачности.
• Вы умеете находить общий язык с людьми и строить долгосрочные отношения.
• Вы постоянно развиваетесь и стремитесь к новым знаниям.

Если Вы готовы стать частью нашей команды и внести свой вклад в развитие компании, оставляйте отклик и напишите в сопроводительном письме, как вы видите идеальное место работы. В ближайшее время мы свяжемся с вами для назначения собеседования.

Присоединяйтесь к нам и вместе мы достигнем новых высот!