Офис-менеджер

Группа компаний ЭРИНТЕК – Инженерно-Строительный Центр, который успешно взаимодействует с производителями оборудования, научно-исследовательскими центрами и проектными институтами, конструкторскими бюро и подрядными организациями, производственными службами предприятий по направлениям – капитальное строительство, обслуживание и ремонт, промышленная безопасность, почти по всем секторам промышленности: ТЭК, ЖКХ, фармацевтика, металлургия, сельхозназначение, атомная и гидроэнергетика, ВПК, химическая, горно-обогатительная, авиа и жд сообщения, общегражданское назначение и др.

НАШИ ОСНОВНЫЕ ЗАКАЗЧИКИ:

ГУП "Московский метрополитен", АО "Роспан Интернешнл", ПАО "Газпром", ПАО "Русгидро", ПАО "РЖД".

Мы в поиске "хозяйки офиса", которая знает, как создать уютную атмосферу)

Это работа подойдет для тебя, если:

• Умеешь устанавливать контакт с людьми;

• Позитивно мыслишь, умеешь видеть возможности, а не преграды, предлагаешь свои варианты решений;
• Опыт работы офис-менеджером, как преимущество;
• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание делового этикета.

• Что ожидаем от тебя:

• Обеспечение поддержки оперативно-организационной деятельности руководителя Компании;

• Осуществление контроля исполнения документов и поручений руководства;

• Подготовка командировочной отчетности руководителя;

• Организация подачи чая/кофе для руководителя и гостей офиса. Прием и проводы гостей офиса;

  - Сбор, структурирование, сканирование и передача в службу главного бухгалтера всей первичной документации (акты, счета, счета-фактуры, отчетность и т.д.)/ Взаимодействие с контрагентами по отчетным документам.

  - Ведение табеля рабочего времени сотрудников;
  - Приобретение канцтоваров и других предметов (вода, техника, хоз. принадлежности и др) для жизнеобеспечения компании (вкл филиалов в других городах);

  - Обеспечение приема, учета, регистрации, входящей и исходящей документации;

  - Составление и контроль - письма, запросы, другие документы. Организация личной доставки корреспонденции в г. Москва.
  - Подготовка заседаний и совещаний, отдельных мероприятий и конференций (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня. их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
  - Осуществление контроля за исполнением сотрудниками Общества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль;
  - Осуществление контроля и учета выдачи пропусков;
  - Архивирование и сканирование документации. Работа с копировальной техникой, брошюрованием документации;
  - Контроль за работой уборщиц, чистотой в офисе (вкл в филиалах);

  - Контроль за жизнеобеспечением офиса (оформление договоров с ремонтными мастерами и техниками, постановка задач, контроль исполнения).
  - Взаимодействие с арендаторами (вкл в филиалах);

  - Осуществление отправки корреспонденции по заявкам служб компании с помощью курьерских служб либо силами штатного курьера (оформление нарядов и контроль исполнения). Ведение журнала по отправке корреспонденции;

  - Общее ведение дел по утвержденной руководителем форме в таблице эксель;

  - Участие при паспортизации объектов в Электронном техническом цифровом паспорте компании;

  - Выполнение отдельных служебных поручений в рамках своей компетенции.

• Что мы предлагаем:

• график работы полный рабочий день с 09-00 до 18-00, 5/2,

• возможность профессионального роста,

• дружный коллектив,

• интересная, инженерная и творческая работа,

• работа в большинстве своем шаблонная, но требующая повышенного внимания к деталям.