Мы в поисках многофункционального человека, который будет включать в себя: батлера, личного , бытового и бизнес ассистента. Для семейной пары, 25 лет, но в основе задачи выполняются для супруги.
Обязанности помощника:
административная и информационная поддержка (24/7)
ведение личного календаря, организация встреч, согласование офлайн/онлайн встреч, zoom
ведение и пополнение личной базы контактов
подбор необходимых аналитических материалов и документов по запросу
работа с Госуслугами руководителя и семьи, кабинет налогоплательщика
работа в программах Keynote, Microsoft office, Google-ресурсы
оперативный поиск и систематизация необходимой информации
выстраивание коммуникации между руководителем и структурными подразделениями/третьими лицами
коммуникация с бухгалтером и юристом при составления необходимых договоров, для обеспечения выполнения поручений заказчика
координация работы команды руководителя, контроль выполнения поручений и соблюдения сроков выполнения исполнителями поставленных задач
работа с внешними курьерами, внутренней службой доставки
подготовка к совещанию (в том числе контроль качества и уровня подготовки презентационных материалов и иных документов), встреча гостей и подрядчиков
прием и распределение звонков, деловая переписка
поиск персонала и проведение собеседований
курирование стажировочных программ новых сотрудников (испытательный срок)
формирование бюджета, ведение финансовой отчетности
решение задач любой сложности, умение договориться с людьми и решить поставленную задачу в свою пользу, даже если это кажется невозможным
сохранение конфиденциальности информации
Обязанности в блоке сервис-менеджера:
исполнение всех личных поручений руководителя, family office.
составление меню руководителя, подготовка и организация деловых приёмов руководителя (бизнес-завтраков, бизнес-ланчей), встреча гостей
координация любых лиц по поручению руководителя (?)
коммуникация с арендаторами, контрагентами, ЧОП, провайдерами, клининговыми компаниями
заказ продуктов, подарков, цветов
отслеживание календаря дней рождений партнеров и друзей
организация праздников, выполнение заданий family office
организация выполнения медицинский назначений и рекомендаций врачей на ежедневной основе (лекарства/бады/уколы/капельницы/процедуры в клиниках/диета/ занятия с тренерами)
контроль всех образовательных программ/платформ/курсов, где обучается руководитель, связь с кураторами, составление графика занятий с индивидуальными коучами
контроль выполнения задач руководителя, поставленных его контрагентами.
отправка почты, посылок
организация выездных мероприятий (кейтеринг, концерты звезд, анимация, лекции)
бронирование ресторанов, покупка билетов в театры/музеи/концерты, еженедельный заказ цветов (vip уровень)
организация ежедневного питания руководителя
оплата счетов/штрафов/ЖКХ
ведение отчетности по тратам водителей и домашнего персонала
офлайн/онлайн покупки
а также, поиск и покупка эксклюзивных товаров различных брендов (не через байеров, а самостоятельно)
заказ пошива костюмов и обуви, косметики, одежды
помощь в обустройстве дома, организация ремонт
Travel-support (служебные командировки и личные поездки):
покупка авиа и жд билетов, бронь отелей, ресторанов, организация мероприятий
логистика оптимального маршрута путешествия, составление плана/маршрута на каждый день пребывания
отчетность по тратам личных средств руководителя
сопровождение руководителя на всех мероприятиях
визовая поддержка (самостоятельное заполнение анкет, подготовка пакетов документов для руководителя, членов семьи, бизнес партнеров, сопровождение в визовых центрах, получение готовых документов)
Условия:
- Быть на связи 24/7
- Гибридная работа: выездные мероприятия, дома и в офисе.
- Заработная плата обсуждается.
