Ассистент (переводчик)

Условия:

• Постоянный трудовой договор, официальное трудоустройство;
• ДМС;
• Годовой бонус;
• Социальный пакет (компенсация затрат на занятие спортом, компенсация отдыха, путевки в детские лагеря, спортивные и культурные мероприятия для сотрудников и членов семей)
• Оборудованные комнаты отдыха и приема пищи, наличие здравпунктов и столовых на территории станции;
• Доставка служебным транспортом;
• Дополнительные дни отпуска и выходные дни;
• Уровень заработной платы обсуждается индивидуально.

Обязанности:

• Ассистент (переводчик) выполняет задачи, поставленные руководством и непосредственным руководителем.
• Планирует рабочее время руководителя, включая встречи, телефонные и прочие переговоры, собеседования и т.д.; ведет и корректирует рабочий календарь руководителя.
• Организует обеспечение рабочего места руководителя оргтехникой, канцтоварами и прочими принадлежностями, способствующими его эффективной работе.
• Осуществляет техническую помощь руководителю (копирование, печать, сканирование и пр.).
• Занимается организацией деловых встреч и совещаний руководителя, включая приглашение участников, подготовку и/или сбор материалов, обеспечение места проведения встречи (бронирование переговорной комнаты, проверка наличия необходимого оборудования).
• При необходимости протоколирует деловые встречи и совещания руководителя, передает протокол на утверждение руководителю, осуществляет распределение протокола среди участников совещания.
• Организует обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя.
• Занимается планированием, организацией и отчетностью по служебным поездкам руководителя: логистика командировки, бронирование гостиницы, организация трансфера предоставление отчетности по командировке руководителя в соответствующие службы.
• Осуществляет сбор и подготовку аналитических, информационных, справочных и иных материалов по запросу руководителя.
• Направляет заявки на бронирование авиабилетов, гостиницы, трансфера для руководителя в рамках его служебных поездок.
• По распоряжению руководителя выполняет письменный перевод, либо осуществляет организацию письменного перевода документов руководителя и сотрудников Общества.
• Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора и главного инженера корреспонденцию и передает ее в соответствии с визой в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и после принятия решений.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Осуществляет прием документов для руководителя через СЭД, по электронной почте, на бумажном носителе на ознакомление, исполнение, согласование, утверждение и передает их руководителю.
• Отслеживает поступление корреспонденции и печатных изданий для руководителя, своевременно передает их руководителю.
• Проводит проверку правильности составления, оформления и согласования документов, передаваемых руководителю на подпись.
• Осуществляет проверку соответствия текста документа на бумажном носителе, поступающего на согласование и подписание руководителю, версии в системе электронного документооборота.
• Осуществляет передачу документа(ов) заинтересованным лицам по распоряжению руководителя.
• Осуществляет контроль исполнения резолюций Генерального директора, контроль соблюдения сроков выполнения указаний и поручений непосредственного руководителя.
• Осуществляет контроль за соблюдением сроков предоставления информации, согласования и утверждения документов подразделениями, подчиненных непосредственному руководителю.
• Составляет по поручению руководителя письма, запросы и другие документы и направляет их по каналам связи (почта, электронная почта, факс и пр.) в соответствующие службы или соответствующим лицам.
• Осуществляет хранение документов руководителя.
• Обеспечивает своевременное предоставление в Управление по кадрам и заработной плате информации о периодах отсутствия руководителя, а также документов - оснований с указанием согласованной кандидатуры на временное возложение обязанностей.
• Выполняет иную работу в соответствии со спецификой деятельности Общества и распоряжениями руководителя.
• Осуществляет прием приглашенных лиц, делегаций по поручению руководителя, включая обеспечение логистики приема, организации места пребывания, необходимых встреч, перевода совещаний и т.д.
• Занимается организацией приема посетителей руководителя: заказ пропусков и сопровождение посетителей при необходимости.
• Ведет отчетность по расходам руководителя, связанных с исполнением им его должностных обязанностей: расходы по корпоративной карте, прочие расходы.
• Ведет телефонную и информационную базы руководителя.

Требования:

• Высшее профессиональное образование.
• Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года.
• Английский язык не ниже уровня pre-intermediate.
• Уверенный пользователь ПК.