Помощник/ассистент руководителя

В Школу английского языка "Пилот" требуется:

Помощник по составлению и контролю за оформлением организационно-распорядительных и договорных документов и документов с поставщиками

Обязанности:

1. Прямое общение с поставщиками на предмет заключения договоров и выставления счетов (например, рук-ль дает контакт поставщика, помощник готовит и согласует документы напрямую)

2. Оформление договоров с самозанятыми и договоров ГПХ с физлицами. Выставление актов по зп для сотрудников онлайн за самозанятых и физлиц по (ГПХ), получение от них подписей и предоставление их бухгалтеру. Сбор подписанных актов, чеков. Непосредственное коммуницирование с ними. Контроль возврата оригиналов документов (договоры и акты) от них.

3. Своевременная подготовка необходимых договоров на новый учебный год, летние программы, новые продукты компании, юр. лица (готовая папка, где собраны договоры)

4. Организация процесса согласования проектов документов с заинтересованными лицами и подразделениями.

5. Внесение изменений и дополнений в проекты документов на основании замечаний и предложений согласующих лиц.

6. Отслеживание сроков согласования документов.Проверка проектов договоров на соответствие требованиям законодательства и внутренним политикам компании.1. Редактирование текстов договоров, выявление возможных рисков и неточностей.

7. Ведение документации, связанной с образовательной лицензией (для Рособрнадзора, Роспотребнадзора, МЧС), своевременное обновление документов

8. Отправка отчетности, связанной с образовательной деятельностью в гос. органы (министерство юстиции, минобразование и др.)

9. Коммуникации с удаленными юристами напрямую, четкое формулирование запросов, доведение ответов до завершения, донесение до заинтересованных сотрудников в понятных формулировках.

10. Регулярная отправка писем почтой (РФ или экспресс (по согласованию с руководителем) поставщикам/покупателям и прочим контрагентам: их экземпляров документов или другой исходящей документацию при необходимости.

11. Контроль за получением оригиналов документов от поставщиков после сделки/хозяйственной операции (договоры,приложения и дополнения к ним, акты, накладные, УПД). При необходимости возможно предварительное получение скан-копий данных документов, оформленных со стороны поставщика, а впоследствии - оригиналов. И предоставление этих закрывающих документов бухгалтеру.

12. Своевременное ведение реестров договоров с поставщиками (и приложений к ним) и контроль сроков действия договоров.

13. Помощь бухгалтеру в массовом составлении дополнительных соглашений к трудовым договорам с сотрудниками (когда сразу по всем нужно,1-3 раза в год макс.) по шаблонам, изготовленным бухгалтером/юристами, до появления в штате специалиста по кадрам.

14. Ведения приказов по предприятию (не по личному составу) в согласовании с директором, бухгалтером.

15. Своевременное отслеживание изменений в законодательстве (закон “Об образовании” и тд) и донесение до сотрудников.

Требования:

• Высшее образование, юридическое,экономическое - приветствуется.
• Опыт взаимодействия с гос. органами, опыт работы с документами,первичной документацией, знание документооборота.
• Грамотность, усидчивость, ответственность. внимательность к деталям.

Условия:

• Оформление по ТК РФ.
• Соц. гарантии.
• Офис в центре города.
• Рабочий день на выбор: 9.00-18.00, 10.00-19.00.

Уважаемые кандидаты, в сопроводительном письме необходимо указать ваш релевантный опыт. Кандидаты, не имеющие должного опыта работы, -рассматриваться не будут.