Помощник заместителя генерального директора в Отдел документационного обеспечения управления

Обязанности :

• Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров;
• Организация приема посетителей руководителя: заказ пропусков и переговорных комнат, сопровождение посетителей, кофе/чай;
• Организационно-техническое обеспечение деловых поездок, служебных командировок Руководителя и сотрудников блока (подготовка программы командировки, оформление командировочного удостоверения, бронирование авиа и железнодорожных билетов, бронирование номеров в гостинице, организация трансфера);
• Ведение документооборота в СЭД Тесса;
• Ведение списка контактов руководителя;
• Создание качественных презентаций корпоративного характера в PowerPoint;
• Организация видеоконференции и аудиоконференций;
• Прием, рассмотрение и подготовка к докладу документов, поступающих в адрес руководителя. Осуществление контроля правильности оформления и грамотности написания документов, представляемых на подпись/рассмотрение руководителю;
• Подготовка по поручению руководителя проектов приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласование их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами Общества;
• Контроль своевременности исполнения поручений, выданных руководителем/руководителю;
• Сбор и консолидация отчетной информации;

Выполнение работ по подготовке совещаний и заседаний, проводимых руководителем.

Требования:

Высшее оконченное, квалификации – дипломированный специалист

• Грамотный письменный, устный русский язык
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint,) Р7 Офис и современными инструментами для планирования (например, Outlook, Thunderbird)
• Умение работать с оргтехникой
• Знание основ делового этикета
• Хорошие организаторские способности и умение эффективно расставлять приоритеты
• Стрессоустойчивость, внимательность к деталям и высокий уровень самоорганизации
• Хорошие коммуникативные навыки, умение четко и грамотно формулировать и излагать свои мысли, умение работать в режиме многозадачности (задач может быть много и все одновременно)
• Умение структурировать информацию и делать сложное простым
• Презентабельный , деловой стиль
• Опыт работы на аналогичной должность

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Работу в периметре одного из крупнейших работодателей РФ ПАО Газпром;
• Постоянную должность с переездом компании в г. Санкт-Петербург весной 2025 (офис в пешей доступности от м. Московские ворота);
• Дополнительные дни отдыха по коллективному договору (6 дн.);
• ДМС (+стоматология) сразу после испытательного срока (3 мес.);
• Возможность предоставления бронирования (освобождение от мобилизации) для военнообязанных;
• Внутреннее и внешнее обучение;
• Конкурентная заработная плата по итогам собеседования;
• Премиальная система (выплата к праздничным датам 23 февраля/8 марта, день нефтяной и газовой промышленности, премия по итогу года (13-ая), материальная помощь к отпуску) + ежегодная индексация заработной платы;
• Организация различных мероприятий для работников от профсоюза;
• Возможности для развития цифровых навыков (роботизация процессов), через участие в цифровых проектах;
• Испытательный срок 3 мес.