Обязанности:
- Организация встреч руководителя и клиентских встреч компании.
- Ведение календаря руководителя. Создание событий в календаре, отправка приглашений участникам, заказ пропусков, напоминание о встрече, создание электронных ссылок на видео встречи, рассылка документов, встреча гостей, организация чая/кофе, запуск электронных встреч и прием участников и пр.
- Цифровизация коммуникаций в компании. Внедрение Яндекс трекера, работа с постановщиком задач. Отслеживание просроченных задач.
- Организация командировок руководителя и сотрудников. Покупка билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера.
- Работа с документами. Входящая и исходящая корреспонденция. Ведение реестра доверенностей. Координация работы курьера.
- Сопровождение офиса. Заказ канцтоваров, бумаги, картриджей, воды, фруктов, орехов, сухофруктов и пр. Контроль уборки офиса.
- Сопровождение архива. Поиск подрядчика на оказание услуг по ведению архива. Передача в архив текущих документов. Уничтожение по срокам давности. Оптимизация работы с бумажными документами. Переход на ежемесячную передачу в архив документов.
- Прием и распределение входящих звонков.
- Организация корпоративных мероприятий.
Требования:
- Опыт аналогичной работы не менее 1-го года;
- Высшее образование;
- Навыки работы в WORD на высоком уровне;
- Навыки работы в основных платформах для организации видео встреч - ZOOM, Telemost и т.д.;
- Навыки работы в системах контроля/постановки задач - Bitrix, Яндекс трекер;
- Умение быстро готовить непрофессиональные документы общего назначения в WORD;
- Коммуникабельность, хорошо поставленная правильная речь, пунктуальность, неконфликтность, аккуратность, деловой стиль в одежде.
- Знание английского языка (базовый уровень).
Условия:
- Оформление по ТК РФ, «белая» зарплата;
- График работы 5/2 с 10:00 до 19:00; ненормированный рабочий день;
- Испытательный срок 3 месяца;
- Комфортабельный офис в центре Москвы (5 минут пешком от метро).
