Секретарь - ресепшн

Обязанности:

КОРРЕСПОДЕНЦИЯ:

• Прием, регистрация, распределение и передача на рассмотрение адресатам и исполнителям входящей и исходящей корреспонденции;
• Администрирование корпоративной электронной почты, распределение полученных писем;
• Обеспечение отправки / передачи исходящей корреспонденции и документов контрагентам;
• Обеспечение отправки документов различными способами (DHL, UPS, Почта России), с последующим подтверждением получения документов;
• Осуществление подготовки корреспонденции к передаче на архивное хранение;
• Организация перевода и/или нотариального заверения уставных документов;
• Осуществление учета уставных документов;
• Оформление документов (письма, приказы) подготовка шаблонов;
• Координация согласования, подписания, рассылки приказов и доверенностей, осуществление их учета и архивирования;
• Выполнение технической обработки документами (печать, тиражирование, сканирование, брошюровка, ламинирование, сохранение в электронном архиве и др.).

ЗВОНКИ:

• Прием и распределение входящих звонков;

ОФИС:

• Организация встреч и совещаний;
• Заказ визитных карточек для руководителей;
• Участие в организации корпоративных мероприятий (тимбилдинги, новый год итд), в закупке и доставке сувенирной продукции (Новый год, 23 февраля, 8 марта);
• Прием посетителей и гостей офиса в атмосфере гостеприимства (угощение чаем/кофе);
• Заказ гостевых пропусков для посетителей офиса;
• Бронирование переговорных комнат , контроль за их надлежащим состоянием;
• Обеспечение офиса:
• Питьевая вода, чай, кофе, чайно-кофейные принадлежности;
• Канцелярские принадлежности.

Требования:

​​​​​

• Высокий уровень владения ПК , word, excel, outlook, 1C, CAT;
• Умение работать с большим объёмом информации и документации;
• Знание англ.языка, уровень В1-В2;
• Знание итал.языка (не обязательно, но будет преимуществом);
• Отличные коммуникативные навыки;
• Опыт работы в строительной сфере, с большим объемом документации 3-5 лет.

Условия:

• Работа в мультинациональном коллективе одной из крупнейших в мире строительных компаний
• Достойный уровень заработной платы обсуждается индивидуально
• Комфортабельный офис в шаговой доступности от м. Дмитровская;
• Официальное оформление, полностью белая заработная плата (обсуждается индивидуально);
• Оплачиваемый отпуск 28 календарных дней, оплачиваемый БЛ.
• 5-ти дневная рабочая неделя:(с 9.00 до 18.00 Пн - Пт- рабочие дни; Сб-Вс - выходные дни);
• Компенсация питания.