Главный специалист (секретарь-референт)

ФОРМИРУЕТСЯ КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ ПО ДОЛЖНОСТИ "СЕКРЕТАРЬ"!

Обязанности:

• Работа в Системе электронного документооборота на платформе DIRECTUM.
• Регистрация, учет и распределение входящей, внутренней корреспонденции (документов).
• Прием обращений граждан и организаций по телефону.
• Обеспечение правильности оформления, хранения и передачи корреспонденции (документов) внутри.
• Оформление, регистрация исходящих (отправляемых) документов, передача на отправку адресатам.
• Контроль исполнения документов.
• Информирование исполнителей о приближающихся сроках выполнения поручений или документов.
• Информирование исполнителей о срочных поступивших поручениях.
• Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов.
• Проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников.
• Ознакомление работников с копиями приказов, другими поступившими документами и информационными материалами.
• Протоколирование совещаний.
• Обеспечение участие руководства и сотрудников Представительства в совещаниях, конференциях, форумах, круглых столах и подготовка материалов к ним.
• Подготовка проектов резолюций, служебных писем и других документов.
• Подготовка проектов документов и материалов по поручению руководителя.
• Ведение журналов документов Представительства.
• Организация телефонных переговоров руководителя.
• Организация командировок руководителя.
• Оформление заявок на обслуживание в залах официальных лиц и делегаций.
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
• Аналитическая поддержка руководителя (сбор, обработка, аналитика и визуализация информации).
• Организация текущего хранения документов, формирование номенклатуры дел.
• Планирование рабочего дня руководителя, организация и координация встреч и переговоров.
• Выполнение иных поручений.

Требования:

• Наличие высшего образования.
• Владение грамотной устной и письменной русской речью.
• Знание делопроизводства.
• Знание офисных программ: Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook.
• Умение работать в интенсивном режиме, устойчивость к стрессу, развитые коммуникативные навыки.

Условия:

• Полный рабочий день (с 8.00 до 17.00).
• Социальный пакет в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
• Оформление по трудовому законодательству Российской Федерации.
• Уникальная возможность получить опыт работы над проектами и задачами федерального масштаба.