Помощник руководителя

Обязанности:

• Организационное обеспечение приемной генерального директора:
  • качественное и своевременное выполнение поручений руководителя; подготовка и организация совещаний руководителя (постановка встречи в календарь, сбор участников и материалов);
  • контроль за графиком встреч, оперативное реагирование на изменение в расписании;
  • организация командировок генерального директора, оформление закрывающих документов;
  • ответы на телефонные звонки, распределение потока поступающих запросов по телефону на ответственных сотрудников Общества;
  • организация приема гостей и посетителей приемной руководителя и т.д.
  • Обеспечение документооборота Общества:
    • работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация, учет, хранение, оформление писем и т.д.);
    • оформление/редактирование распорядительных документов, проектов исходящих писем.
    • ведение реестра зарегистрированных писем/служебных записок/приказов/протоколов, журнала ДСП и КТ форм;
    • работа в системе электронного документооборота (оформление карточки документа, регистрация в системе, направление ответственным лицам);
    • оперативное отслеживание корпоративной почты Общества, своевременное направление писем/запросов адресатам и контроль за их исполнением;
    • организация приема внешних писем на бумажном носителе;
    • подготовка и передача документов на архивное хранение/уничтожение.

Требования:

• Высшее образование.
• Этика делового общения.
• Правила речевого этикета.
• Правила оформления деловых писем.
• Опыт работы помощником руководителя/секретарем в крупной компании от 3-х лет.
• Знание электронного документооборота.
• Знание архивного дела.
• Навыки работы с программами: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Adobe Acrobat, КСЭД, SAP.
• Опыт работы по контролю за исполнением поручений.
• Коммуникабельность, ответственность, высокая скорость мышления, многозадачность, умение держать в голове несколько задач и их оперативно исполнять, умение работать с большими объемами информации, грамотная речь, гибкость ума, ответственность, готовность к монотонной работе.
• Навыки работы с документами служебного пользования.
• Дополнительно приветствуются профессиональные курсы секретарей.

Условия:

• ДМС (расширенный пакет), санаторно-курортное оздоровление;
• Частичная компенсация абонементов в спортивный зал;
• Премия по итогам года;
• Корпоративные мероприятия;
• Корпоративные предложения для сотрудников: от банка партнера;
• Негосударственное пенсионное обеспечение (корпоративная пенсия);
• Добровольное страхование от несчастного случая по всему миру