Офис-менеджер

Обязанности:

Подготовка и организация работы офиса:

• проверка офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка на санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;
• обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, организация хранения, распределения между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
• обеспечение чистоты и порядка в офисе организации.

Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

• оформление входящей и исходящей корреспонденции
• формирование пакета внутренних документов для подписания Руководителем;
• сопровождение и организация встреч, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация
• Ведение делопроизводства в Компании;
• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документации организации, в том числе отчетов работников, и сдача в установленные сроки документации в архив;
• Оформление заказов, договоров поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечение отправки заказов по электронной почте;
• Организация покупки авиа и ж/д билетов для сотрудников компании. Осуществление бронирования номеров в гостиницах для сотрудников и гостей компании;
• Учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе;
• Координация по завершению работы офиса и подготовка к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.;
• Выполнение отдельных служебных поручений директора и заместителя директора организации.

Требования:

• Высшее образование.

• Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года.

• Уверенный пользователь ПК и Microsoft Office.

• Организованность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, внимание к деталям, инициативность, гибкость, ответственность, навыки работы в команде, техническая грамотность.

Условия:

• Оклад от 100 000 тыс рублей (после выплаты налогов).
• 09:00 до 18:00, Москва . Офис в Сити.